Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor

Sebelum membahas bentuk-bentuk organisasi perlu kiranya kita membahas pengertian organisasi. Organisasi dapat dirumuskan sebagai bentuk suatu kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja yang tetap. Hidup berkelompok pada umumnya membutuhkan perkumpulan atau organisasi. Di dalam UUD 1945 pasal 28, berorganisasi disebutkan dengan istilah berserikat, sedangkan apabila bentuk kerja samanya tidak permanen disebut berkumpul.

Defenisi organisasi menurut beberapa orang ahli antara lain adalah.

• Menurut G.R. Terry. Organisasi adalah suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sehingga hubungan satu dengan lainnya dipengaruhi oleh hubungan mereka secara keseluruhan.
• Menurut Dr. S.P. Siagian M.P. Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang terikat dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan yang di dalamnya terdapat pembagian yang disebut atasan dan bawahan.
• Menurut Ernie dan Kurniawan. Organisasi adalah sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerja sama.

Bentuk organisasi pada suatu  kantor umumnya memiliki kecendrungan yang sama yaitu organisasi berbentuk garis/lini (line organization), garis/lini dan staf (line staff organization), Fungsional (functional organization),  Divisional, dan organisasi Matriks.

1. Organisasi Garis/lini (line Organization)
Organisasi ini adalah yang paling sering kita jumpai dan banyak digunakan, terutama diperusahaan kecil. Bentuk organisasi ini menjelaskan bahwa wewenang atasan kepada bawahannya terhubung langsung secara vertikal. Dalam organisasi garis/lini, pemimpin memiliki kekuasaan tunggal atas segala ketentuan. Keputusan ada di tangan satu orang yaitu pimpinan sehingga organisasi ini lebih bersifat otoriter.

Ciri paling terlihat dari organisasi ini adalah jabatan yang ada dalam organisasi ini terletak secara vertikal. Selain itu, organisasi ini memiliki ciri-ciri lain yang membedakannya dengan organisasi lainnya yakni sebagai berikut:

• Tujuan organisasi masih sederhana
• Jumlah karyawan masih sedikit
• Pemimpin dan bawahan hubungannya cukup dekat dan sering berkomunikasi
• Organisasi/perusahaan kecil
• Alat produksi belum terlalu canggih dan beraneka ragam
• Spesialisasi belum banyak dibutuhkan secara khusus

Kelebihan Organisasi Garis/Lini

1. Atasan dan bawahan berada dalam satu garis komando
2. Rasa solidaritas seluruh anggota organisasi tinggi
3. Proses pengambilan keputusan lebih cepat
4. Disiplin tinggi
5. Anggota organisasi lebih menyadari tugas masing-masing

Kekurangan Organisasi Garis/Lini

1. Kepemimpinan otoriter
2. Karyawan kurang berkembang
3. Ketergantungan pada pimpinan organisasi sangat tinggi
4. Kurang fleksibel karena kontrol pimpinan ketat
5. Jarang memberi kesempatan pada bawahan yang ingin naik pada jenjang pangkat berikutnya

2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

Pada bentuk organiasi ini, pucuk pimpinan mempunyai pejabat atau staf sebagai pembantu, namun tidak memiliki wewenang memberi perintah atau tugas. Pelimpahan wewenang dalalm organisasi ini berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya.

Ciri-ciri bentuk organisasi lini dan staf diantaranya adalah:

• Organisasi besar dan kompleks
• Daerah kerja yang luas
• Jumlah karyawan banyak
• Pemimpin dengan karyawan tidak kenal terlalu dekat
• Hubungan kerja tidak bersifat langsung
• Spesialisasi beragam

Kelebihan Organisasi Garis/Lini dan Staf

1. Pembagian tugas lebih jelas
2. Kerja sama terkordinir dengan baik
3. Pengembangan bakat anggota organisasi terjamin
4. Fleksibel untuk diterapkan
5. Pengambilan keputusan diambil dengan tepat karena diputuskan oleh orang yang ahli di bidangnya

Kekurangan Organisasi Garis/Lini dan Staf

1. Tugas pokok sering dinomorduakan
2. Pengambilan keputusan melalui beberapa tahap
3. Dapat menimbulkan nepotisme jika tidak terkontrol
4. Menimbulkan persaingan tidak sehat antar pejabat
5. Rasa solidaritas pegawai rendah karena tidak saling kenal akibat banyaknya pekerjaan

3. Organisasi Fungsional (Funcional Organization)

Yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam fungsi yang harus dilaksanakan. Bentuk organisasi ini mempunyai sistem pola kerja yang didasarkan kepada keahlian.

 Organisasi ini jarang digunakan karena cukup banyak memiliki kekurangan, terutama dalam hal pengawasan dan pertanggungjawaban kinerja karyawan kepada pejabat-pejabat yang terkait. Salah satu contoh struktur organisasi fungsional adalah bentuk kepanitiaan.

Organisasi funsional memiliki ciri sebagai berikut:

• Organisasi kecil
• Adanya kelompok kerja staf ahli
• Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
• Target organisasi jelas dan pasti
• Pengawasan ketat

Kelebihan Organisasi Fungsional

1. Program terarah, jelas dan cepat
2. Diisi oleh para ahli dalam bidangnya
3. Kordinasi terjalin dengan baik
4. Anggaran, Pegawai, dan alat tepat dan sesuai
5. Kenaikan pangkat pejabat cepat
6. Pembagian kerja lebih profesional

Kekurangan Organisasi Fungsional

1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2. Banyak mengeluarkan biaya tambahan
3. Koordinasi dan inspeksi sulit dilaksanakan
4. Keputusan berada pada pimpinan pusat hingga pengambilan keputusan lambat

4. Organisasi Divisional

Organisasi divisional sering di terapkan pada perusahaan yang berkembang pesat. Perusahaan tersebut semakin memajukan berbagai lini untuk mendesentralisasi kewenangannya dalam pengambilan keputusan.

Dalam struktur organisasi divisional, seorang manager divisi dapat mengembangkan strategi untuk devisinya. Strategi yang ditempuh mungkin saja berbeda dengan devisi lainnya.

Kelebihan Organisasi Divisional

1. Divisi yang dibentuk merupakan tempat melatih manajer muda
2. Meningkatkan jumlah pusat insiatif perusahaan
3. Kebutuhan konsumen semakin diperhatikan
4. Memiliki fleksibilitas pada struktur perusahaan
5. Kesempatan berkarir lebih terbuka

Kekurangan Organisasi Divisional

1. Koordinasi yang buruk antar divisi
2. Terjadi duplikasi sumberrdaya lintas divisi
3. Kurang kendali sumber daya manajemen puncak
4. Memungkinkan persaingan antar divisi
5. Komunikasi antar spesialisasi menjadi turun

5. Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks merupakan gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat organisasi yang lebih efisien. Namun organisasi matriks inilah yang paling kompleks. 

Kebaikan Organisasi Matriks

1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efektif
2. Tujuan proyek menjadi lebih jelas
3. Banyak jalur untuk melakukan komunikasi
4. Pekerjaan dapat dipahami lebih jelas
5. Ketersediaan tenaga ahli untuk seluruh divisi
6. Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan

Kelemahan Organisasi Matriks

1. Mempunyai struktur yang rumit
2. Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan
3. Membutuhkan biaya yang relatif tinggi
4. Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda
5. Dapat menimbulkan konflik antara dua matriks.