Dokumen yang Dihasilkan Pekerjaan Kantor

Bila melihat seorang pegawai perkantoran bekerja, terkadang terlintas di fikiran kita apa yang sedang mereka tulis, apa yang sedang mereka kerjakan, ataupun tulisan apa yang sedang diketik. Bila kita memiliki pertanyaan seperti tadi, kita akan mencari tahu dokumen yang dihasilkan pekerjaan kantor.

Pekerjaan perkantoran akan menghasilkan berbagai dokumen, dokumen tersebut dihasilkan oleh semua bagian organisasi/perusahaan. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut;

1. Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang ditujukan seseorang kepada orang lain berisi buah pikiran untuk mendapat tanggapan/respon. Secara umum keguanaan surat antara lain sebagai berikut:

1. Sebagai alat komunikasi tertulis
2. Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
3. Sebagai alat bukti tertulis yang bersifat otentik
4. Menjadi suatu nilai historis
5. Sebagai duta organisasi
6. Sebagai dasar melakukan kegiatan

Untuk membuat surat yang baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, agar kelak hasilnya tidak mengecewakan dan menghindari pemborosan kertas akibat berulang kali salah mencetak surat. Hal yang harus diperhatikan adalah:

1. Gunakan kertas yang baik, dan sesuaikan ukurannya dengan kebutuhan perusahaan/institusi
2. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
3. Bahasa dibuat dengan baik, jelas, ringkas, padat, sesuai dengan struktur Ejaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
4. Gunakan Bahasa Indonesia baku

2. Laporan

Selain surat, produk lain yang dihasilkan pada pekerjaan kantor adalah laporan, laporan merupakan suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Di dalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahaan data.

Laporan berfungsi sebagai berikut:

1. Sebagai alat pertanggungjawaban
2. Alat penyampaian informasi
3. Alat pengawasan
4. Bahan penilaian
5. Bahan pengambilan keputusan

Untuk membuat suatu laporan utuh yang baik, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pegawai administrasi kantor. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat laporan antara lain sebagai berikut:

1. Jelas dan cermat
2. Mengandung kebenaran dan objektivitas
3. Lengkap
4. Tegas dan konsisten
5. Langsung mengenai sasaran
6. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
7. Disertai saran-saran
8. Tepat waktu

3. Formulir

Dokumen ketiga yang paling sering dihasilkan pada pekerjaan kantor setelah surat dan laporan adalah formulir. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

Pada pembuatan formulir yang baik, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain adalah:

1. Formulir yang dibuat memiliki kegunaan yang jelas
2. Memperhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3. Standarisasi dalam pembuatan formulir
4. Informasi dibuat secara rapi, logis dan mudah digunakan
5. Dibuat ringkas dan sederhana
6. Setiap bagian yang membutuhkan penjelasan diberikan ruang kosong yang cukup
7. Judul yang tepat pada setiap formulir
8. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
9. Mencantumkan nama organisasi untuk formulir keluar kantor
10. Dirancang sebaik mungkin

4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis

Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, grafik, gambar, buku atau makalah.

5. Arsip

Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam. Arsip merupakan informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masal lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu, sehingga informasi tersebut dapat digunakan lebih baik dan lebih lama.

Dalam pekerjaan kantor, penyimpanan arsip dapat disebut kegiatan pengarsipan, jadi, dokumen-dokumen tertulis yang sudah dibuat dapat disimpan melalui kegiatan pengarsipan, sehingga bila diperlukan dapat dibuka kembali untuk dilihat, dibaca dan dianalisis.

Artikel sebelumnya silahkan baca Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor