Pengiriman Hasil Notula Rapat

Hasil pertemuan rapat berupa Notul hendaknya sesegera mungkin dibagikan kepada seluruh peserta rapat. Baik peserta yang datang sewaktu rapat berlangsung, maupun mereka yang tidak dapat hadir karena berbagai kesibukan.

Pengiriman hasil rapat kepada seluruh peserta sebaiknya dilakukan setelah rapat tersebut usai, namun jika hasil rapat tersebut memerlukan pengeditan, ataupun notula tersebut berjumlah banyak maka notula dapat dikirim setelah keseluruhan hasil baik cetak maupun digital sudah selesai dibuat.

Langkah awal dalam pengiriman Notula hasil rapat adalah dengan cara mencetak lalu menggandakan notula sebanyak jumlah peserta rapat. Pencetakan notula dapat menggunakan beberapa mesin cetak seperti, Printer, Fotocopy, ataupun Ofset.

Jika jumlah lembar yang akan dicetak sedikit, maka dapat menggunakan Printer untuk mencetaknya. silahkan lihat jenis-jenis printer.

Sedangkan jika Notula yang akan dicetak memiliki jumlah lembar yang banyak dan akan dikirim kepada banyak peserta rapat, maka lebih efektif jika mencetaknya mengunakan mesin foto copy atau  dapat menggunakan mesin cetak offset.

Setelah notul dicetak sesuai jumlah peserta rapat, maka untuk mengirimkannya dapat menggunakan jasa sebagai berikut:

• Kurir perusahaan
• Menggunakan layanan POS
• Menggunakan Layanan kurir swasta semisal TIKI
• Diantar sediri oleh sekretaris

Dalam perkembangannya seiring canggihnya teknologi komunikasi, pengiriman hasil notula rapat mulai beralih media. Pengiriman media cetak sudah mulai terganti oleh pengiriman dengan media digital. Pengiriman seperti ini akan memudahkan sekretaris untuk mengirim hasil notula keseluruh peserta rapat dengan biaya murah dan waktu yang cepat.

Mengirim notula rapat menggunakan media digital dapat menggunakan peralatan berikut:

• Faximile
• Internet (email)