Inventarisasi Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai

Inventarisasi barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan menggunakan

• Buku Induk Barang Inventaris
• Buku Golongan Barang Inventaris
• Buku Catatan Barang Non Inventaris

Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan megnenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut kedalam Buku Induk Barang Inventaris.

Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor.

Barang-barang tidak habis pakai dicatat dalam buku Induk dan Golongan barang inventaris, sedangkan barang-barang habis pakai dicatat dalam Buku Catatan Barang Non inventaris.

Perhatikan format ketiga buku tersebut dibawah ini.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

buku induk barang inventaris

Petunjuk Pengisian

1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang ke dalam Buku Induk Barang Inventaris.
3. Diisi sesuai dengan tabel klasifikasi kode barang inventaris.
4. Diisi sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah dibakukan.
5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.
6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)
8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan sebagainya)
9. Disebutkan sumber perolehan barang, misalnya anggaran rutin, hibah, bantuan, buatan sendiri dan lain sebagainya.
10. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki (seperti: sertifikat tanah, akte jual beli, izin banguna, kontrak pemborong dan lain-lain) dan tanggal penyerahan atau perolehan barang.
11. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".
12. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang. 
13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

buku golongan barang inventaris

Petunjuk Penggunaan.

1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk inventaris
3. Diisi sesuai tabel klasifikasi barang inventaris.
4. Diisi sesuai dengan istilah indonesia yang sudah dibukukan atau sesuai dengan nama barang yang disebut di dalam Buku Induk Barang Inventaris.
5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.
6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)
8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan sebagainya)
9. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".
10. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang. 
11. Dalam lajur ini dicatat keterangan fungsi barang sebagai alat teknis pendidikan (misalnya alat praktek, alat penelitian percobaan dan sebagainya). Bagi unit kantor, dicatat tempat barang tersebut dipergunakan sebagai alat kantor.
12. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

buku catatan barang non inventaris

Petunjuk Pengisian:

1. Diisi dengan nomor menurut rutan pembukuan barang non inventaris kedalam buku catatan barang non inventaris berdasarkan bukti penyerahan barang.
2. Diisi dengan nama barang sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah umum.
3. Diisi dengan nomor kartu stock yang diberikan kepada barang yang sudah dibukukan.
4. Diisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya, yang dapat memperjelas ciri khusus dari barang yang dibukukan.
5. Diisi dengan jumlah barang non inventaris yang dibukukan.
6. Diisi dengan sebutan yang berlaku.
7. Diisi dengan tahun pembuatan barang non inventaris yang dibukukan.
8. Diisi dengan sumber perolehan barang.
9. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki dan diisi sesuai tanggal bukti penyerahan barang non inventaris.
10. Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu dibukukan misalnya "Baik", "Rusak".
11. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang
12. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang.
13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

Baca juga Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor