Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi

Pengolahan data dapat dilakukan secara manual maupun dengan sistem komputerisasi melalui berbagai aplikasi pengolah data. Proses pengolahan data seperti memasukkan dan mengambil data dari dan ke media penyimpanan memerlukan perangkat lunak semacam sistem manajemen basis data.

Secara umum proses pengolahan data menjadi informasi melalui tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Tiga tahapan dasar tersebut dikembangkan sebagai berikut.

1. Penghimpunan dan pencatatan data

Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan atau penghimpunan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir. Penghimpunan data dapat diperoleh melalui formulir-formulir yang sudah dibuat sebelumnya, seperti formulir penerimaan siswa baru, formulir pasien rumah sakit, formulir pengajuan pembukaan rekening bank dan lain sebagainya.

Tahapan penghimpunan dan pencatatan data melalui komputerisasi dapat dilakukan dengan cara melakukan input data melalui aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan. Tahapan dari cara kerja sistem komputer ini adalah data yang telah didapatkan dan dikumpulkan dimasukkan oleh pemakai atau pengguna pada perangkat input, kemudian dengan metode tertentu data yang diinputkan diolah atau diproses oleh perangkat proses dan selanjutnya dihasilkan informasi oleh perangkan keluaran (output device). 

Jadi pada dasarnya perangkat keras (hardware) komputer dibagi menjadi tiga perangkat utama yaitu, input device, prosses device, dan output device.

2. Pengklasifikasian data

Setelah tahapan penghimpunan dan pencatatan data maka tahapan selanjutnya adalah pengklasifikasian data. Dalam tahapan ini, data diberi identitas atau diklasifikasikan. Identifikasi tersebut dapat dilakukan untuk suatu kelompok atau beberapa kelompok dari data tersebut sehingga nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan.

3. Penyusunan data (sorting)

Setelah data-data yang diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya mengurutkan data berdasarkan kode klasifikasinya, berdasarkan nama, tanggal, dan lain sebagainya. Proses ini dinamakan sorting.

4. Perhitungan (calculating)

Tahapan ini data dihitung atau dikalkulasi seperti pelaksanaan perhitungan atau disebut juga calculating.

5. Penyusunan laporan (summarizing)

Untuk memungkinkan dilakukan analisis terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi.

6. Penyimpanan (storing)

Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis kedalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Media penyimpanan ini terdiri dari beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dan dokumen. Dapat juga disimpan pada dunia maya. Baca Cara Menyimpan Menggunakan Google Drive dan Dropbox

7. Pencarian (retrieving)

Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya terutama jika pengolahan datanya menggunakan komputer.

8. Komunikasi (communicating)

Dalam proses pengolahan data menjadi informasi sampai informasi tersebut dapat dipakai oleh user atau pengguna, maka diperlukan suatu komunikasi sehingga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi.

9. Penggandaan (reproducing)

Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan menggunakan mesin fotocopy, disk maupun magnetic tape. Penggandaan berarti proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi, kata menggandakan berarti usaha memperbanyak atau melipatgandakan beberapa kali dokuemn. 

Demikian pula halnya dengan data, data digandakan untuk keperluan tertentu. Penggandaan data berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak data sesuai dengan kebutuhan menggunakan alat pengganda.

10. Pendistribusian data

Pendistribusian data dan inromasi dapat dilakukan bila data sudah digandakan. Penggandaan data tersebut dilakukan agar data dapat dijadikan sebagai informasi bagi yang membutuhkannya. Penggandaan dapat dilakukan melalui media penyimpanan seperti CD, DVD, maupun melalui cetakan dan sebagainya. Hasil penggandaan data ini kemudian dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap data tersebut sebagai penunjang pekerjaan.

Baca juga Pengendalian Informasi Berbasis Komputer