Teknik Pembuatan Formulir

contoh formulir

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan anka, jawaban, atau keterangan yang sesuai dengan keterangan dan instruksi yang ada.

Formulir dibuat untuk berbagai tujuan dan manfaat sebagai berikut:

1. Menghemat waktu, karena tidak perlu menyalin berulang-ulang keterangan yang sama.
2. Membuat keseragaman dan pembakuan kerja
3. Mempermudah klasifikasi data
4. Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
5. Alat pemberian instruksi
6. Alat perencana karena di dalamnya terdapat data kualitatif dan kuantitatif.
7. Alat pengawasan dan evaluasi.

Pemakaian formulit dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja. Oleh karena itu, setiap kantor perlu mengusahakan keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan formulir.

Dalam Pembuatan formulir harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal
2. Sebaiknya gunakan huruf cetak, jangan menggunakan kertas yang berwarna putih. Jika menggunakan kertas yang berwarna, hendaknya dipilih yang warna muda.
3. Gunakan lembaran yang cukup luasnya, sehingga masih mungkin untuk dipakai disposisi, instruksi atau catatan lainnya.
4. Pembuatan hendaknya menunjukkan suatu gambaran yang sistematis tentang keterangan yang ingin diperoleh.
5. Ukuran harus disesuaikan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan.
6. Apabila formulir akan dimasukkan ke dalam komputer atau mesin data processing maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas serta hendaknya diusahakan adanya jarak yang cukup antar kolom sehingga memudahkan proses berikutnya.
7. Hendaknya dibuat nomor seri dan kode tertentu yang sekaligus menunjukkan tentang jumlah berapa lembar dan oleh siapa formulir itu dibuat.

Apabila formulir diciptakan, dirancang, dan dipergunakan secara tepat, formulir akan banyak menghemat waktu, tenaga, pifiran, ruang dan material dan memudahkan pengumpulan, pencatatan, pengelolaan, pengiriman, dan menyimpan keterangan-keterangan dalam setiap instansi. 

Boleh dikatakan tidak satu kantor manapun yang tidak memakai formulir. Namun sebaiknya jika pembuatan formulir tersebut dilakukan secara serampangan dan pertumbuhannya tidak dikendalikan, suatu instansi mudah dijangkiti suatu penyakit yang disebut "formitis", yaitu penciptaan formulir secara terus menerus untuk setiap macam urusan yang dianggap perlu sambil terus mempertahankan berbagai formulir lama yang sudah sangat banyak jumlahnya.

Untuk membuat formulir yang baik, perlu memperhatikan pedoman-pedoman berikut ini agar tercipta efisiensi dan terccegah penyakit formitis.

1. Setiap formulir hendaknya mempunyai kegunaan yang jelas. Jika dengan sehelai kertas biasa dapat dikumpulkan dan disampakan keterangan-keterangan yang sama mudahnya, formulir tidak perlu diciptakan.
2. Setiap macam formulir yang diciptakan hendaknya dilakukan standarisasi, terutama mengenai ukuran, jenis kertas, warnanya dan tipe hurufnya.
3. Setiap formulir hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana. Bagian yang tercetak yang diterapkan hendaknya memakai kata-kata yang jelas dan tegas. Garis-garis yang tidak perlu hendaknya dihapuskan.
4. Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formulir hendaknya diatur susunannya secara logis atau praktis sehingga memudahkan pengisian formulir itu. Jika perlu hendaknya dicantumkan petunjuk-petunjuk cara pengisian pada bagian awal formulir.
5. Bagian yang harus diisi dengan keterangan-keterangan hendaknya diberi ruang kososng yang cukup sehingga tulisan dapat jelas.
6. Jika mungkin keterangan-keterangan yang perlu dituliskan oleh pengisi formulis sudah dicantumkan dengan diberi kotak-kotak sehingga tinggal diberi tanda tetentu pada kotak dari keterangan yang dimaksud atau dicoret-coret bagian-bagian yang tidak diperlukan.
7. Setiap formulir hendaknya mempunyai judul nama dan jika macamnya sudah banyak hendaknya diberi noomr kode.
8. Apabila sesuatu macam formulir harus disimpan dalam berkas, hendaknya disediakan bagian tepi yang kosong secukupnya untuk keperluan penjepitnya.
9. Formulir yang akan dipakai keluar kantor hendaknya memuat nama organisasi yang bersangkutan, sedangkan formulir untuk keperluan ke dalam tidak perlu dibubuhi nama itu.

Contoh Formulir dapat dilihat dan di Unduh pada tautan berikut Formulir penerimaan calon siswa baru

Baca juga Surat Perjanjian dan Susunannya