Mengenal Akuisisi Arsip

Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Penambahan khasanah arsip statis dilakukan dalam rangka menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip statis diselamatkan dan dilestarikan di lembaga kearsipan sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa.

Arsip-arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional RI merupakan arsip statis yang berskala nasional yang memiliki nilai guna kesejarahan dalam berbagai bentuk dan media yang diterima dari lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, serta perorangan yang berbengaruh terhadap kepentingan nasional.

Akuisisi arsip statis dilaksanakan berdasarkan peraturan perundangan-undangan dan sesuai dengan kaidah kearsipan. Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara menarik arsip-arsip statis dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan atau menerima arsip statis dari pencipta arsip atau pemilik arsip karena kewajibannya menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan.

Selain itu akuisisi juga dapat dilakukan melalui ganti rugi terhadap pihak yang menyerahkan arsip statis. Mengingat keberadaan arsip statis di lembaga kearsipan sangatlah penting bagi suatu bangsa maka arsip statis yang bernilai sejarah sejatinya tidak lagi berada di pencipta atau di pemilik arsip tetapi berada di lembaga kearsipan.

Dengan demikian rekaman peristiwa yang telah terjadi dalam perjalanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara tidak akan hilang atau terlupakan.

Kegiatan akuisisi merupakan tahap awal dari pengelolaan arsip statis. Proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan dilakukan melalui kegiatan pendataan, penataan, penilaian, hingga penyerahan arsip statis. Pendataan arsip statis merupakan kegiatan penelusuran terhadap arsip statis yang memiliki nilai guna sejarah yang tercipta di lingkungan pencipta dan pemilik arsip.

Kegiatan ini dilakukan guna mengidentifikasi keberadaan fisik arsip beserta Jadwal Retensi Arsip dan Daftar Arsipnya.

Proses akuisisi selanjutnya adalah penilaian terhadap informasi yang terkandung dalam arsip. Penilaian merupakan proses penentuan status akhir arsip yang layak untuk diakuisisi berdasarkan analisis fungsi organisasi pencipta arsip, subtansi informasi serta karakteristik fisik arsip dengan memilah dan memilih arsip yang berketerangan dipermanenkan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu arsip yang memiliki nilai guna sejarah.

Arsip yang bernilai guna sejarah adalah arsip yang memiliki nilai kebuktian (evidential), informasional, dan intrinsik sehingga arsip statis yang layak diakuisisi adalah arsip yang autentik, utuh dan reliable.

Akhir dari proses akuisisi adalah penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli.

Penyerahan arsip didokumentasikan dengan berita acara serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan, riwayat arsip, serta fisik arsip. Serah terima arsip diikuti dengan peralihan tanggungjawab pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Sumber: http://www.anri.go.id/home/slide/135