Pengertian dan Prosedur Pengawasan Kantor

Kegiatan pengawasan kantor bertujuan agar kegiatan kantor berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tanpa adanya pengawasan, tidak mustahil terjadi kegatan-kegiatan kantor yang menyimpang dari ketentuan yang berlaku.

Apa sebenarnya pengawasan kantor itu?

GR. Terry menyatakan; "pengawasan kantor adalah proses penentuan apa yang akan dicapai, apa yang sedang dihasilkan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bilamana perlu mengambil tindakan korektif, sehingga pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana, yaitu sesuai dengan standar.

Prof. Dr. Prajudi, merumuskan pengawasan kantor adalah: " keseluruhan aktivitas-aktivitas kantor dan tindakan-tindakan untuk menjamin atau membuat semua pelaksanaan dan penyelenggaraan berlangsung serta berhasil sesuai dengan yang telah direncanakan dan diputuskan.

Drs. Manullang, "pengawasan kantor adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan kantor apa yang sudah dilaksanakan, menilai dan mengoreksi bila perlu dengan maksud agar pelakasnaan pekerjaan kantor sesuai dengan rencana semula".

Dari seluruh pengertian para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa, pengawasan kantor adalah keseluruhan aktivitas kantor dan tindakan untuk menjamin atau membuat semua pelaksanaan dan penyelenggaraan berjalan dengan baik sesuai dengan apa yang direncanakan, serta disertai dengan perbaikan-perbaikan jika terjadi kesalahan.

Seorang pimpinan harus mengadakan pengawasan dan penelitian pekerjaan kantor yang sedang dan telah dilakukan agar dapat mengetahui secara pasti apakah pekerjaan para karyawan sesuai dengan rencana. Bila terjadi penyimpangan dan kelambatan kerja, kesalahpahaman dan penyelewengan kerja, pimpinan dapat mengambil tindakan kearah perbaikan dengan menyampaikan perintah atau nasihat sesuai dengan hal yang berlaku, sehingga tidak menimbulkan kerugian yang besar terhadap organisasinya.

Agar pengawasan kantor dapat dilakukan secara efektif, maka harus memperhatikan hal-hal berikut:

1. Pengawasan dilakukan berdasarkan rencana
2. Pengawasan harus bersifat terus menerus serta teratur
3. Pengawaan harus tepat waktu
4. Pengawasan tidak mencari kesalahan, tetapai perbaikan-perbaikan dan nasehat-nasehat.
5. Ciptakan pengawasan secara melekat
6. Harus ada tindakan lanjut dari hasil pengawasan
7. Pengawasan harus disesuaikan dengan jenis pengawasan
8. Pengawasan dilakukan berdasarkan standar, norma-norma dan ukuran-ukuran.
9. Pengawasan sifatnya harus membimbing
10. Pengawasan harus bersifat prefentif (pencegahan)

Adapun prosedur atau langkah-langkah pengawasan kantor adalah sebagai berikut:

1. Menentukan terlebih dahulu objek atau sasaran pengawasan.
2. Bagian-bagian yang menentukan harus menjadi titik pengawasan atau pusat pengawasan
3. Tentukan standar, ukuran-ukuran yang dipergunakan secara tegas.
4. Tentukan sistem pengawasan yang dipergunakan
5. Tentukan prosedur, metode, teknik pengawasan yang akan dipergunakan.
6. Lakukan pengukuran atau penilaian dari penyelenggaraan kegiatan
7. Tentkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, dengan jalan membandingkan penyelenggaraan kegiatan.
8. Lakukan analisis dan tentukan sebab-sebab terjadinya penyimpangan
9. Lakukan tindakan pembetulan atau pengkoreksian terhadap penyelenggaraan yang salah
10. Buatlah kesimpulan atau evaluasi

Menurut  William Henry Leffingwell langkah-langkah yang harus diambil oleh pimpinan kantor dalam pengawasan adalah sebagai berikut:

1. Merencanakan dan menentukan jadwal pekerjaan setiap hari secara tertulis
2. Mengusahakan agar pekerjaan itu dimulai pada waktu yang telah ditentukan
3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan
4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan pada waktu sekarang
5. Mengukur jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan pekerjaan.
6. Memeriksa jumlah hasil pekerjaan setiap hari
7. Mendesak agar tercapai hasil pekerjaaan sesuai dengan petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi pelakasnaan pekerjaan.
8. Merencanakan tugas pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu seminggu
9. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpangan warkat dan arsip
10. Berusaha mengenal para pegawai bawahannya.

Itulah prinsip-prinsip dan prosedur pengawasan, jika dilaksanakan dengan baik, maka pengawasan terhadap kantor akan berjalan secara efektif dan efisien.