Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya surat dapat dikelompokkan menjadi empat jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, surat bisnis, dan surat sosial.

Mari kita bahas satu persatu.

Surat Pribadi

Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak memiliki format penulisan yang baku dan cendrung bersifat informal.

Penulisan surat pribadi tentu saja sangat tergantung pada kemampuan seseorang dalam mengekspresikan buah pikiran, ide ataupun gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain.

Surat-surat pribadi ini timbul dalam persoalan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara keluarga, antra teman, antar sejawat. Salah satu contoh surat pribadi adalah surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat belasungkawa, surat ucapan terimakasih, dan sejenisnya.

Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Karena berkaitan dengan kegiatan dinas dan bersifat formal, maka surat dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi instansi tertentu.

Surat dinas juga merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari suatu instansi kepada instansi lainnya dan dari instansi kepada karyawan dan sebaliknya.

Termasuk dalam kategori surat dinas adalah surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengatar, surat tugas, surat nota, surat instruksi, surat kuasa, surat perjalanan dinas, surat memo, dan surat keputusan.

Baca juga Surat Menurut Wujudnya

Surat Bisnis

Surat bisnis (bussines letters), sering disebut surat niaga, merupakan surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi (perusahaan percetakan), perdagangan (toko buku), dan usaha jasa (perusahaan asuransi, jasa konsultan dll).

Termasuk dalam kategori surat bisnis adalah surat pemberitahuan, surat penawaran, surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat pengiriman produk, surat penagihan, surat pembayaran, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat perintah kerja, surat perjanjian jual-beli, dan surat pengaduan.

Surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis karena hubungan dengan pihak luar organisasi/ perusahaan dilakukan melalui korespondensi atau surat menyurat. Oleh karena itu, surat bisnis harus dibuat dengan sebaik-baiknya, jelas dan menarik perhatian pembaca, menggunakan bahasa yang sederhana (mudah dipahami), serta perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang memiliki keahlian dalam bidan korespondensi.

Surat Sosial

Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. Termasuk dalam lembaga sosial seperti Lembaga Yayasan Anak Yatim-Piatu, Badan Amil Zakat Nasional, Dompet Duafa, dan lain sebagainya yang bergerak dalam bidang sosial.

Contoh surat sosial adalah surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan batuan dana kepada masyarakat, surat terimakasih kepada donatur, surat undangan menghadiri peringatan, dan lain sebagainya.

Baca juga Jenis dan Kegunaan Surat Peringatan