Menghitung Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Seperti telah disebutkan diatas bahwa untuk menentukan/memilih arsip yang akan digunakan salah satu pertimbangannya adalah tentang biaya yang tersedia.  Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan.

Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan.  Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survey terhadap kebutuhan peralatan.

Survey dilakukan secara intern dan ekstern.  Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapat yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.  Secara ekstern dapat dilakukan dengan mencari peralatan dan perlengkapan yang bermutu baik dengan harga yang bersaing.

Di samping itu, penghitungan yang cermat juga dapat membantu untuk menentukan jenis, bahan, jumlah peralatan, dan perlengkapan apa saja yang memang benar-benar perlu disediakan.
Perhatikan contoh cara perhitungan kebutuhan dari perlengkapan arsip.

Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip inaktif setebal 1 meter (100 cm) yang akan disimpan di dalam kotak arsip dan ditempatkan dalam rak arsip.  Sarana yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1. Kartu Deskripsi

• Kartu deskripsi terbuat dari kertas HVS/Duplikator
• Ukuran kartu deskripsi 10 cm x 15 cm atau seperempat kertas HVS/duplicator ukuran folio.
• Setiap kartu deskripse digunakan untuk mendeskripsikan arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
  Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kartu deskripsi sebanyak:
  Tebal arsip : ketebalan pendeskripsian = 100 : 0,2 = 500 kartu deskripsi.
  Kebutuhan kertas HVS/duplicator = (500 : 4) x 1 lembar = 125 lembar kertas HVS/duplicator.

2.  Kertas Pembungkus

• Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas Samson.
• Ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm x 40 cm atau sepertiga ukuran kertas Samson.
• Setiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
  Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak:
  Tebal arsip : ketebalan pembungkusan = 100 : 0,2 = 500 kertas pembungkus.
  Kebutuhan kertas Samson = (500 : 3) x 1 lembar = 166,67 = 167 kertas Samson.

3.  Kotak Arsip

• Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam.
• Ukuran kotak arsip, yaitu panjang = 38 cm, lebar = 10 cm, dan tinggi = 27 cm.
  Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kotak arsip sebanyak:
  Jumlah arsip : lebar kotak = 100 : 10 = 10 kotak arsip.
  Jadi, kebutuhan kotak arsip sebanyak 10 buah.

4.  Rak Arsip

• Rak arsip atau roll o’pack terbuat dari metal.
• Panjang rak arsip = 107 cm.
• Setiap rak arsip terdiri dari 5 trap/shelf.
• Setiap trap berisi 10 kotak arsip ukuran 10 cm.
• Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan rak sebanyak 1 trap.

5.   Alat Tulis Kantor dan Saran Lain
Kertas HVS, spidol, marker, cutter, tali rapia, dan sebagainya, penyediaannya disesuaikan.

Baca sebelumnya Analisa Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
sumber:
[1] Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Sri Endang, Erlangga