Jenis Surat Menurut Wujudnya

Menurut wujudnya surat dapat dikelompokkan ke dalam surat bertutup (bersampul), kartu pos, warkat pos, memorandum dan nota, telegram dan teleks, serta surat tanda bukti.

a. Surat Bersampul

Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. 

Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya. Pengiriman surat tersebut dengan berat standar melalui kantor pos perlu dilengkapi dengan perangko.

Jika berat surat melebihi batas maksimum yang telah ditentukan, maka diperlukan tambahan biaya perangko sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

surat bersampul

b. Kartu Pos

Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

Karena kartu pos berukuran kecil, maka penyampaian pesan-pesan pada kartu pos tersebut usahakan yang penting saja.

Kartu pos tidak dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya rahasia (confidential) maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang. Kartu pos terdiri dari dua muka, bagian muka merupakan tempat alamat pengiriman sebelah kiri dan alamat yang dituju sebelah kanan, sedangkan bagian belakang merupakan tempat berita atau tempat isi surat.

Dalam dunia bisnis, kartu pos juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara singkat, seperti pemesanan atau penawaran produk.

katu pos

c. Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos surat dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membentuk amplop. Sebagaimana diketahui bahwa dalam amplop tersebut juga berfungsi sebagai lembaran isi surat.

Hal inilah yang membedakan warkat pos dengan surat bersampul, dimana amplop pada warkat pos dapat berfungsi sebagai lembaran isi surat, sedangkan dalam surat bersampul, amplop yang ada terpisah dan tidak dapat digunakan sebagai lembaran isi surat. Ukuran warkat pos adalah 6 x 12 cm.

d. Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan graf berarti tanda yang tercetak. Jadi, telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan jarak jauh.

Ciri berita telegram adalah singkat. Biaya pengirimannya dihitung menurut banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Menurut jenisnya, telegram dibedakan menjadi dua jenis yakni telegram dinas pemerintah dan telegram swasta.

e. Memorandum (Memo) dan Nota

Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat berupa pemberitahuan, permintaan atau hal lain dalam suatu organisasi.

Sedangkan nota adalah pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam organisasi.

Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, dan tanggal pembuatan/penulisan memo. Umumnya penyampaian memo dan nota berasal dari pimpinan kepada pimpinan lain yang sederajat, atau dari pimpinan kepada pegawai atau karyawannya.

Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo dan nota dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis.

Baca lebih lanjut Fungsi dan Contoh Memorandum

f. Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh surat tanda bukti yang paling sering kita jumpai dalam praktik antara lain faktur, kwitansi, dan tanda terima.

faktur penjualan