Mutasi Dana Kas Kecil

Mutasi dana atau perubahan kas pada dasarnya adalah akibat dari adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diperoleh dari kas umum perusahaan dan diserahkan kepada bagian-bagian atau unit-unit kerja yang biasanya dikelola oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris.

Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi, antara lain pembentukan dana kas kecil, penggunaan/pemakaian pengeluaran dana kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil, untuk lebih jelas perhatikan uraian berikut.

1. Pembentukan Dana Kas Kecil

Pembentukan dana adalah transaksi yang dilakukan pertama kali dalam proses pengadaan dana kas kecil. Dokumen transaksinya, antara lain:

• Surat keputusan kepala bagian keuangan
• Bukti kas keluar dari bagian keuangan

Prosedur pembentukan dana kas kecil, yaitu sebagai berikut

1. Pihak yang berwenang, yaitu pimpinan perusahaan atau manajer keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberik otorsiasi bahwa ada sejumlah dana yang akan disisihkan ke dalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.
   
   Dengan adanya surat keputusan (SK) tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Lembar 1 dan 3 diserahkan kebendahara atau kasir, lembar 2 diarsipkan.
2. Dengan adanya surat keputusan (SK) pembentukan kas kecil dan bukti kas keluar tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang sebagai otorisasi, yaitu pimipinan atau manajer.
   
   Cek beserta bukti kas keluar lembar 3 dan surat keputusan (SK) pembentukan dana kas kecil kemudian diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, yaitu administrasi kantor atau sekretaris yang ditunjuk untuk mengelola dana kas kecil di masing-masing unit kerja/bagian/divisi.
3. Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam peti uang (cach box), dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor. Selanjutnya administrasi kantor atau sekretaris akan mengeluarkan dana kas kecil tersebut bila ada pengeluaran-pengeluaran yang harus dibayarkan.

2. Penggunaan/Pemakaian/Pengeluaran Dana Kas Kecil

Penggunaan/pemakaian/pengeluaran dana kas kecil adalah pembayaran yang dilakukan menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak sesuai dengan kebutuhan jabatan pimpinan. Dokumen transaksinya antara lain:

• Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)
• Bukti penggunaan dana yang dibuat pihak luar perusahaan seperti nota kontan, kuitansi, faktur dan sebagainya.

3. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pengisian kembali dana kas kecil adalah diisinya kembali dana kas kecil dalam satu periode tertentu, misalnya setiap bulan, atau apabila dana kas kecil tersedia sudah menipis. Pengajuan dana pengisian kembali dilakukan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara atau kasir dengan melampirkan laporan penggunaan kas kecil beserta bukti-bukti pengeluarannya.

Pengisian kembali kas kecil dapat dilakukan dengan menggunakan cek maupun uang tunai. Dokumen transaksi antara lain:

1. Surat pengajuan pengisian dana kas kecil
2. Bukti pengeluaran kas
3. Bukti kas keluar dari bagian keuangan.

Setiap melakukan suatu transaksi yang dapat mempengaruhi posisi saldo kas kecil, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatatnya ke dalam buku kas, baik mutasi masuk maupun keluar.

Sebelumnya silahkan baca Pengisian Dana Kas Kecil