Mengelola Bukti Transaksi

Transaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksitransaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi.

Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik. Ini adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen. Untuk perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan pemeriksaan baik terahadap kwantitas maupun kwalitas.

Untuk setiap penerimaan perlu dibuatkan “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun judul nya bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian.

Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah menjadi informasi yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.

Selain dari pada itu, terdapat beberapa para ahli dalam memberikan teori, gagasan atau pandangannya, walaupun hanya berupa definisi atau pengertian transaksi. Adapun pengertian transaksi menurut para ahli tersebut yakni:

A. Pengertian Transaksi

Pengertian Transaksi Menurut Para Ahli

1. Pengertian Transaksi Menurut Azhar Susanto Menurut Azhar Susanto (2013:8) bahwa pengertian transaksi dalam bukunya berjudul Sistem Informasi Akuntansi yang menyaakan bahwa Transaksi merupakan peristiwa terjadinya aktivitas bisnis yang dilakukan oleh suatu perusahaan.

2. Pengertian Transaksi Menurut Mursyidi Menurut Mursyidi (2010:39) yang menyatakan bahwa pengertian transaksi dalam buku Akuntansi Dasar bahwa definisi transaksi adalah kejadina yang terjadi dalam dunia bisnis tidak hanya jual beli pembayaran dan penerimaan uang namun juga akibat adanya kehilangna kebakaran, arus dan juga peristiwa lain yang dapat dinilai dengan uang.

3. Pengertian Transaksi Menurut Skousen Menurut Skousen (2009:71) yang dikutip dalam bukunya yang berjudul Pengantar Akuntansi Keuangan yang menyatakan bahwa pengertian transaksi adalah pertukaran barang dan jasa (baik individu, perusahaan-perusahaan dan organisasi lain) kejadian lain yang memiliki pengaruh ekonomi atas bisnis.

B. JENIS-JENIS TRANSAKSI

Pada umumnya transaksi yang terjadi pada kehidupan sehari-hari di dalam suatu perusahaan terbagi menjadi 2 (dua) jenis, diantaranya yaitu : 

1. Transaksi Internal Perusahaan Transakasi internal adalah suatu transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan saja, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antara bagian yang ada dalam perusahaan misalnya seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai dari harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor. Lebih tepatnya dibuat dan juga dikeluarkan oleh perusahaan itu sendiri. Selain itu dapat juga diartikan sebagai bukti pencatatan atas kejadian-kejadian yang terjadi di dalam perusahaan itu sendiri. Contohnya seperti : penghapusan piutang usaha, pengalokasian beban dan lain-lain.
2. Transaksi Eksternal Perusahaan Transaksi eksternal adalah suatu transaksi yang melibatakan pihak dari luar perusahaan. Seperti misalnya: transaksi penjualan, pembelian, pembayaran hutang piutang dan lain-lain. 

C. BUKTI-BUKTI TRANSAKSI

Bukti transaksi adalah suatu bukti yang tertulis atau bukti-bukti atas terjadinya setiap kegiatan transaksi dalam suatu perusahaan atau bisnis.

Manfaat utama dari bukti bukti transaksi yaitu menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, dan sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa yang akan datang. Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi 2 (dua) diantaranya yaitu:

A. Bukti transaksi internal 

Bukti transaksi intern adalah bukti transaksi yang khusus dibuat oleh intern dan dibuat untuk intern perusahaan. Yang termasuk bukti intern antara lain:

1. Bukti Kas Keluar (Cash Voucher) Adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya. Jika pengeluaran uang menggunakan warkat giro atau cek, maka struk yang tertinggal pada buku warkat tersebut dapat pula berfungsi sebagai bukti kas keluar.

2. Bukti Kas Masuk (Official Receipt) Adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau tunai. Bukti ini dikeluarkan bila perusahaan menerima uang kas dari penjualan produk, penerimaan pembayaran piutang atau penjualan aktiva perusahaan lainnya. Bagi pihak luar, bukti penerimaan kas masuk ini dapat berfungsi sebagai kuitansi dan merupakan bukti ekstren.

3. Memo (Voucher) Adalah bukti yang mencatat suatu transaksi yang tidak membawa dampak pada kas perusahaan. Diantaranya pencatatan penyusutan aktiva tetap, pemakain beban, koreksi kesalahan. 

D. Menganalisis Bukti Transaksi

Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut : 

1.  Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi, artinya menentukan pihak mana yang mengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan 
2. Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tanda tangan pihak-pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi yang bersangkutan 
3. Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti penghitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku (jika transaksi terkait dengan metode dan peraturan perpajakan). Bukti transaksi yang telah dinyatakan absah baik secara formal maupun materil menjadi sumber pencatatan akuntansi. Sementara bukti transaksi yang telah dicatat dijadikan sebagai dokumen pencatatan.

E. Fungsi Bukti Transaksi

Setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan pasti membutuhkan pencatatan keuangan. Dalam proses pencatatan ini lah, bukti transaksi dibutuhkan. Lalu apa saja fungsi bukti transaksi dalam akuntansi dan bisnis?

1.  Menghindari kesalahan dan penyelewengan atas kekayaan perusahaan. 
2. Mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi. 
3. Media yang berisi tentang informasi keuangan. 
4. Dasar dan acuan pencatatan akuntansi. 
5. Mengurangi kemungkinan terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi. 
6. Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan. 
7. Memastikan keabsahan dan keaslian transaksi 
8. Dokumen atas peninjauan kembali transaksi jika terjadi permasalahan di kemudian hari

F. Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi

Untuk kegiatan pendokumentasian bukti penggunaan anggaran, alat-alat yang digunakan adalah sebagai berikut :

A. Ordner Ordner digunakan untuk mendokumentasikan bukti kas masuk dan bukti kas keluar beserta bukti transaksinya. Ordner yang digunakan adalah ordner yang pendek.

B. Guide / pembatas Giude yang digunakan untuk mengelompokan bukti transaksi pengeluaran dan bukti transaksi penerimaan.

C. Perforator Perforator digunakan untuk melubangi form bukti kas masuk dan bukti kas keluar agar dapat disimpan atau didokumentasikan kedalam ordner.


D. Stapler Stapler digunakan untuk menyatukan bukti kas keluar dengan bukti transaksinya dan menyatukan bukti kas masuk dengan bukti transaksinya

G. LANGKAH-LANGKAH PENDOKUMENTASIAN BUKTI-BUKTI TRANSAKSI

Setelah dilakukan pembukuan, langkah selanjutnya adalam mendokumentasikan bukti-bukti transaksi yang telah di lakukan. Langkah-langkah nya adalah sebagai berikut: 

1. Cek semua bukti transaksi 
2. Kelompokan bukti-bukti transaksi kedalam kelompok bukti transaksi penerimaan dan kelompok bukti transaksi pengeluaran. 
3. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi penerimaan dana kas kecil kedalam bukti kas masuk. Selanjutnya satukan bukti kas masuk dengan bukti transaksi penerimaan menggunakan stapler. 
4. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil kedalam bukti kas keluar. Selanjutnya satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran, posisi bukti kas keluar didepan dan bukti transaksi pengeluaran dibelakangnya. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil seperti tiket tol dapat ditempel dahulu dikertas HVS yang dibagi dua kemudian disatukan dengan bukti kas keluar dengan menggunakan stapler. 
5. Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikutn dengan dua guide yaitu guide debet dan guide kredit. 
6. Tulis pada ordner, nama bulan dan tahun . 
7. Beri lubang pada sisi kiri bukti kas masuk dan bukti kas keluar beserta bukti transaksinya dengan menggunakan perforator. 
8. Masukkan dan susunlah bukti-bukti transaksi kedalam ordner secara urutan tanggal (kronologis). Dengan posisi transaksi yang lama dibawah dan transaksi terbaru di atas transaksi tanggal 1 dibawah dan transaksi tanggal 30/31 diatas pada setiap bulannya. Pengelempokan transaksi dilakukan dengan meletakkan bukti transaksi pengeluaran pada guide kredit dan bukti transaksi penerimaan pada guide debet.

daftar pustaka
Adji, Wahyu, dkk. 2007. Ekonomi. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Mbulu, Joseph dan Suhartono. Pengembangan Bahan Ajar. Malang: Universitas Negeri Malang.
S.R., Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat.
Yadiati, Winwin dan Ilham Wahyudi. 2008. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Kencana.
www2.jogjabelajar.org
www.e-dukasi.net