KONSEP DASAR PERGUDANGAN

Berbicara mengenai kegiatan bisnis termasuk istilah logistik, tentu sudah begitu familiar jika mendengar nama gudang (warehouse) mengingat peranannya dalam layanan pengelolaan jaringan logistik. Gudang (warehouse) diartikan sebagai fasilitas pendukung utama dimana output hasil produksi berupa produk dengan berbagai spesifikasi dan jenisnya secara terpusat untuk disimpan, dengan fungsi dari barang atau bahan tersebut dengan kategori sebagai bahan baku (raw material), barang setengah jadi, maupun barang jadi (finished goods) dalam kegiatan maunfaktur suatu perusahaan. 

Adapun sistem pergudangan di era modern dengan penerapan teknologi informasi seperti sekarang ini telah mampu mempermudah dengan mekanisme yang serba otomatis setiap saluran aktivitas, diawali pada saat suatu produk masuk (inbound) apakah melalui distributor maupun jenis barang consignment yang berasal dari merchants, penanganan quality control (QC), penyimpanan (storage), processing orders, packaging, sampai pada produk yang siap untuk dikirim (outbound) dengan tata cara dan teknis memanfaatkan bagian pengiriman khusus atau melalui mitra ekspedisi yang ditunjuk oleh perusahaan. 

Konsep modern warehouse bertujuan melakukan rekayasa peran gudang yang selama ini dikelola dengan konvensional ke arah penanganan secara modern melalui pola yang terintegrasi dengan sistem digital. Kreativitas setiap personil dengan sarana dan media pengelolaan produk yang bervariasi, menjadikan peran dan fungsi gudang sekarang ini tidak dapat dipandang sebelah mata dan “dinomorduakan”, melainkan menjadi tempat dengan segala fasilitas yang mampu memenuhi berbagai kebutuhan secara cepat, akurat, dan efisien. 

Beberapa daerah di Indonesia dengan tingkat intensitas bisnis yang tinggi, kegiatan jasa pergudangan sangat diandalkan guna menopang segala kegiatan logistik dengan fungsi gudang tidak sebatas tempat penyimpanan, melainkan gudang (warehouse) juga dapat berfungsi sebagai: 

1. Muara Konsolidasi, artinya gudang menjadi tempat dikumpulkannya barangbarang dari berbagai lokasi sebelum didistribusikan ke lokasi tujuan.
2. Tempat untuk mengurai produk yang nantinya akan dikirimkan dengan dilakukan penyortiran dan diurai secara spesifik dalam kuantitas tertentu (Break-Bulk Operation). 
3. Area penyimpanan sementara, artinya ketika barang/produk yang berasal dari tempat lain tiba di lokasi selanjutnya akan disalurkan ke berbagai tujuan yang sudah ditetapkan. 
4. Tempat dilakukannya proses pencampuran berbagai jenis dan bentuk produk dari hasil kegiatan usaha/manufaktur melalui rekaya tertentu sebagai bentuk layanan atas kebutuhan pelanggan yang beraneka ragam (In-Transit Mixing). 
5. Tempat diterimanya barang dari lokasi asal kemudian dalam waktu yang cepat barang dikirim ke lokasi tujuan, artinya tidak diperlukan proses penyimpanan barang (Cross-Dock Operation).

A. Pengertian Gudang dan Pergudangan Logistik 

Pengertian gudang menurut Lambert (2001) adalah bagian dari sistem logistik perusahaan yang menyimpan produk-produk (raw, material, parts, goodsin-process, finished goods) pada dan antara titik sumber (point-of-origin) dan titik konsumsi (point-of-consumption), dan menyediakan informasi kepada manajemen mengenai status, kondisi, dan disposisi dari item-item yang disimpan. 

Bagi perusahaan, gudang sebagai fasilitas khusus yang permanen dan dirancang agar tercapai tingkat pelayanan secara efisien. Gudang diperlukan sebagai pusat koordinasi kegiatan distribusi barang serta berfungsi sebagai pengendali untuk menjaga keseimbangan produk yang dihasilkan. Kondisi seperti ini tentu perusahaan menempatkan kegiatan pergudang sebagai sarana dalam menjaga keteraturan dan kestabilan penyimpanan barang untuk sementara waktu. 

Aktivitas yang dijalankan pada sebuah gudang idealnya tidak hanya kegiatan penerimaan dan menempatkan barang pada lokasi yang telah ditentukan, melainkan bagaimana totalitas rangkaian pengelolaan yang telah diprogramkan dengan mengacu pada penerapan fungsi manajemen diantaranya perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengendalian atas unsur-unsur yang ada di gudang (man, material, money, methode, machine, market) sehingga tata kelola pergudangan tersebut mampu menjadi bagian dari pengamanan dan pemelihara keberlanjutan proses produksi dan kegiatan lainnya di perusahaan.

Dengan kata lain penerapan gudang secara representatif sebagai bentuk sistem layanan tata kelola produk/barang bagi perusahaan berperan sebagai “etalase produk sementara” beserta prosedur, alat dan perlengkapannya yang mampu menunjukan keberadaan produk/barang secara kualitas maupun kuantitas sehingga memiliki tingkat akurasi dan kecepatan pada saat memberikan informasi kepada pihak-pihak yang mebutuhkan.

Untuk mengetahui pemahaman lebih mendalam tentang kegiatan pergudangan, selanjutnya diuraikan beberapa pengertian dari administrasi pergudangan atau istilah lain dapat disebut juga manajemen logistik berdasarkan pendapat dari para ahli:

1. Menurut Yolanda M. Siagian, logistik didefinisikan sebagai bagian dari proses rantai suplai (supply chain) yang berfungsi merencanakan, melaksanakan, mengontrol secara efektif, efisien dari proses pengadaan, pengelolaan, penyimpanan barang, pelayanan dan informasi mulai dari titik awal (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dengan tujuan memenuhi kebutuhan konsumen. 
2. Menurut Sondang P Siagian, logistik didefinisikan sebagai keseluruhan bahan, barang, alat dan sarana yang diperlukan dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya. 
3. Menurut Christopher, logistik didefinisikan sebagai suatu proses yang strategis dalam pengelolaan mulai dari pengadaan barang, perpindahan barang hingga penyimpanan barang, bahan baku dan produk jadi (yang di dalamnya terkait pula aliran informasi) pada perusahaan dan koneksi pemasaran untuk kepentingan mendapatkan keuntungan secara maksimal dengan biaya yang efisien dan dalam rangka pemenuhan kebutuhan konsumen.
4. Menurut Lukas Dwiantara dan Rumsari H.S., logistik didefinisikan sebagai segala sesuatu atau benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik (tangible), baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi). 
5. Siahaya mendefinisikan Manajemen Logistik sebagai berikut: “Manajemen logistik adalah bagian dari Supply Chain Management (Manajemen Rantai Pasok) yang merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan aliran barang secara efektif dan efisien, meliputi transportasi, penyimpanan, distribusi dan jasa layanan serta informasi terkait mulai dari tempat asal barang sampai ke tempat konsumsi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.” 
6. Menurut Bowersok mengemukakan manajemen logistik bahwa, “Manajemen logistik adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas logistik (lokasi,  fasilitas, transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan) telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersil.” 
7. Pendapat Ballou mengenai definisi dari logistik adalah  “Logistic  or Supply Chain  is a collection funtional activities (transportation, inventory, control, etc.) which are repeated many times throughout the chanel through which raw materials are converted into finished products and consumer value is added. 
8. The Council of Logistic Management  (CLM), organisasi pelopor logistik di Amerika Serikat yang memiliki anggota sekitar 15.000 orang, mendefinisikan Manajemen Logistik sebagai berikut : “Manajemen logistik merupakan bagian dari proses Supply Chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan aliran dan penyimpanan barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan.”

B. Peranan Pergudangan 

Prinsip efisiensi dari aspek kegunaan waktu (time utility) maupun tempat (place utility) menjadi alasan utama manufaktur/perusahaan memberi perhatian yang tinggi terhadap keberadaan gudang. Dengan kata lain, penerapan tata pergudangan yang baik merupakan strategi yang mampu meminimalisir cost penyimpanan barang di gudang yang meliputi bahan mentah, suku cadang dan biaya pengelolaan, yang pada akhirnya mampu mengendalikan kegiatan produksi serta tidak bertumpuknya barang persediaan di perusahaan. 

Penyediaan fasilitas gudang bagi perusahaan pada dasarnya selain bertujuan untuk mengoptimalkan pemanfaatan berbagai sumber daya yang dimiliki seperti man, materials, machines disamping menjaga kepuasan terhadap pelanggan melalui pelayanan yang baik dan efektif. 

Sementara fungsi pergudangan menurut Purnomo (2004) yaitu agar didapatkannya produk yang sesuai dengan keinginan serta produk tersebut dalam jenis dan bentuk yang selalu siap untuk digunakan. Untuk itu penerapan atas pengelolaan sistem pergudangan diperlukan: 

1. Optimalisasi pemanfaatan ruang. 
2. Optimalisasi pemanfaatan peralatan. 
3. Optimalisasi pemanfaatan personil gudang.
4. Efisiensi pengelolaan sumber daya dalam pengurusan barang masuk maupun keluar.

Gudang dan kegiatan pergudangan dipersiapkan oleh perusahaan dengan tujuan: 

1. Meminimalisir biaya produksi dan transportasi 

Gudang memiliki peranan penting dalam proses pengendalian dan pengurangan biaya transportasi dan produksi, karena pada dasarnya gudang berkaitan erat dengan persediaan barang namun pada posisi tertentu gudang dapat mengurangi biaya transportasi dan produksi. 

2. Pengkoordinasian antara penawaran dengan permintaan 

Peranan lain dari keberadaan gudang yaitu dalam hal mengkoordinasikan antara penawaran dengan permintaan, hal ini disebabkan karena permintaan pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat sedangkan proses penawaran suatu barang harus terus berjalan. Untuk itu diperlukan sebuah gudang untuk menyimpan barang pada saat volume produksi naik dan volume permintaan menurun. 

3. Kebutuhan produksi 

Dalam suatu produksi tentunya akan menghasilkan barang dengan karakteristik dan sifat yang berbeda pula, ada jenis barang yang bisa langsung dikonsumsi dan ada juga barang yang harus disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi. Contoh dari barang ini adalah minuman anggur, untuk barang seperti ini dan karakteristik serupa memerlukan gudang sebagai tempat penyimpanan barang ini untuk mendapatkan hasil yang maksimal. 

4. Kebutuhan pasar 

Barang-barang yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun ada beberapa barang yang diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan barang tersebut tidak terputus maka diperlukan gudang yang relatif dekat dengan pasar sebagai media pendistribusian untuk memenuhi kebutuhan pasar. 

Sementara itu secara garis besar manfaat pergudangan menurut Purnomo (2004) adalah: 

1. Manufacturing support (pendukung proses produksi) 

Operasi pergudangan mempunyai peranan sangat penting dalam proses produksi, dukungan dari operasi pergudangan sangat mutlak bagi kelancaran proses produksi, sistem administrasi proses penyimpanan, transportasi dan material handling serta aktivitas lain dalam pergudangan diatur sedemikian hingga proses produksi berjalan sesuai dengan target yang hendak dicapai. 

2. Production mixing 

Menerima pengiriman barang berbagai macam dari berbagai sumber dan dengan system material handling baik otomatis maupun manual dilakukan penyortiran dan menyiapkan pesanan pelanggan selanjutnya mengirimnya ke pelanggan. 

3. Sebagai perlindungan terhadap barang 

Gudang merupakan jenis peralatan /tempat dengan sistem pengamanan yang dapat diandalkan dengan demikian barang akan mendapatkan jaminan keamanan baik dari bahaya pencurian, kebakaran, banjir, serta problem keamanan lainnya.

4. Dalam sistem pergudangan 

Material berbahaya dan material tidak berbahaya akan dipisahkan beberapa material ada yang beresiko membahayakan dan menimbulkan pencemaran, untuk itu dengan menggunakan kode keamanan tidak diijinkan material yang beresiko tersebut ditempatkan dengan lokasi pabrik. 

5. Sebagai persediaan 

Untuk melakukan peramalan permintaan produk yang akurat merupakan hal yang sangat sulit, agar dapat melayani pelanggan setiap waktu operasi pergudangan dapat digunakan sebagai alternatif tempat persediaan barang yang mana akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penanganan persediaan. 

Sedikit dikupas mengenai macam-macam gudang yang secara umum diterapkan dalam penanganan barang/produk pada sebuah gudang terutama diihat dari bentuk fisiknya, meliputi:

 1. Gudang tertutup 

Gudang dengan ciri-ciri yaitu letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang. 

2. Gudang terbuka 

a) Gudang terbuka tidak diolah Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras. b) Gudang terbuka diolah Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang diperuntukkan bagi logistik yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca. 

3. Gudang semi tertutup 

Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan diperuntukkan untuk menyimpan logistik yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara. 

C. Tata Ruang/Lay Out Gudang 

Ketika perusahaan merencanakan pemanfaatan suatu area/ruang yang akan difungsikan sebagai tempat penyimpanan produk serta sarana untuk mempermudah dalam penerimaan, penyortiran, dan pengiriman barang ke berbagai lokasi tujuan, maka terdapat beberapa aspek yang penting untuk dipertimbangkan, diantaranya: 

1. Space/tempat perawatan berbagai sumber daya gudang 
2. Space/area bongkar muat barang dan tempat perparkiran 
3. Space/area untuk menyimpan produk/barang yang rusak atau harus di-retur 
4. Space/area istirahat bagi personil gudang 
5. Ruang kegiatan pelayanan administrasi 
6. Space/area gudang lainnya yang menunjang

Beberapa pertimbangan yang dapat diperhatikan dalam membuat perencanaan gudang, meliputi: 

1. Ukuran tempat penyimpanan barang 

Ada tiga faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan ukuran area penyimpanan barang, yaitu: 

1. Lokasi penempatan produk/barang serta peralatannya
2. Tersedianya lorong agar memudahkan akses menuju produk/barang
3. Jarak dinding gudang dengan produk/barang yang disimpan

Tempat yang digunakan dalam menyimpan produk/barang serta sumber daya lainnya didasarkan pada jenis, bentuk dan jumlah yang dihasilkan. Penggunaan palet sebagai media penyimpanan barang tentu harus diperhatikan dimensi, ukuran, dan jenis bahan yang digunakan, karena hal ini akan berpengaruh terhadap kondisi produk/barang yang disimpan di atas palet, hal ini dilakukan agar mampu mengantisipasi dalam penyimpanan produk/barang dengan ukuran yang lebih besar dari palet. Ukuran lorong/ gang harus disesuaikan dengan kemampuan akselerasi serta kemudahan penanganan peralatan yang digunakan di gudang terutama dalam menjangkui area produk/barang yang disimpan. 

2. Ukuran area penerimaan barang 

Dalam menentukan ukuran area penerimaan barang ini bersifat fleksible artinya tidak ada patokan yang terstandar, namun tetap memperhatikan aspek ergonomi dan K3 pergudangan. Ketika menentukan area khusus di gudang untuk tempat masuk keluar produk/barang serta kemudahan bongkar dalam proses bongkar muatnya, maka dalam pengadaan alat/sarana angkut harus memperhitungkan jenis dan ukuran sehingga memudahkan sarana angkut tersebut melakukan fungsinya secara bebas baik di dalam maupun di luar gudang. 

Keuntungan yang diperoleh perusahaan dalam mempertimbangkan hal tersebut diantaranya memudahkan kegiatan penyortiran, pengendalian mutu produk/barang yang senantiasa terjaga dalam menjalankan aktivitas rutinnya setiap waktu. Area penerimaan barang yang dipersiapkan secara ideal juga akan memperlancar kegiatan pengecekan produk/barang yang kemudian akan digabung penyimpanannya dengan barang lain secara khusus, sebelum akhirnya akan dikeluarkan kembali untuk proses pengiriman ke lokasi tujuan yang sudah ditentukan. 

Area penerimaan barang yang ditata secara representatif bagi kegiatan gudang akan berpengaruh terhadap prosedur dan metode kerja yang dijalankan, dapat mengurangi pemborosan ruang yang digunakan sehingga tidak saja fleksibilitas kegiatan bongkar muat barang saja yang dihasilkan, melainkan efektifitas pelaksanakan kegiatan gudang yang dilaksanakan oleh seluruh personil gudang dapat tercapai secara baik dengan tingkat resiko yang rendah. 

3. Ukuran area pengiriman barang 

Sama halnya dengan ukuran area penerimaan barang, ukuran luas area pengiriman barang pun tidak dapat ditentukan berdasarkan patokan secara spesifik. Hanya saja unsur fleksibilitas dan K3 yang menjadi dasar pertimbangan harus senantiasa diperhatikan, termasuk bagaimana sarana angkut produk/ barang yang sudah dipersiapkan dapat secara leluasa menjangkau setiap sudut penyimpanan untuk kemudian dilakukan proses pemuatan produk/barang sesuai permintaan. Pada area inipun harus terdapat mekanisme pengecekan produk/barang secara akurat dengan memperhitungkan spesifikasi produk/ barang yang akan masuk ke sarana angkut. Produk/barang yang sudah lolos pengecekan tersebut dikeluarkan dari gudang untuk dikirim/didi8stribusikan kepada pihak yang dituju. 

4. Ukuran area pemilihan/pemilahan/sortir barang 

Pada area ini setiap produk/barang sebelum masuk ke penyimpanan di gudang pada tempat yang sudah disediakan, sebelumnya dilakukan penerimaan dengan tahapan awal melalui proses penyaringan/sortir. Kuantitas produk/barang yang telah melalui proses penyaringan dengan menggunakan metode yang relevan pada akhirnya akan menentukan ukuran area pemilahan/sortir barang. 

5. Aliran barang dan tata letak dalam gudang 

Beberapa pertimbangan dalam menentukan aspek ini diantaranya: 

1. Penataan ruangan (lay out) untuk efisiensi kegiatan gudang. 
2. Tempat yang memadai dimana secara keseluruhan fisik produk/barang dilakukan penyimpanan.
3. Bagaimana setiap produk/barang dalam skala besar atau kecil akan bergerak masuk (diterima) dan keluar (dikirim) dari tempat penyimpanan di gudang. 

Pertimbangan sebagaimana tersebut di atas dilakukan bertujuan agar proses penanganan kegiatan gudang yang meliputi pengelolaan produk/ barang diterima maupun dikirim mampu berjalan secara efektif dan efisien walaupun dengan karakteristik produk/barang yang bervariasi. Adapun tahap mobilisasi produk/barang di area gudang meliputi: 

1. Penerimaan dan rotasi produk/barang
2. Penyimpanan barang 
3. Pemindahan produk/barang dari tempat penyimpanan menuju lokasi penyortiran d. Penentuan produk/barang yang dipilih selanjutnya dilakukan pengepakan kembali. 
4. Distribusi barang keluar atau dilakukan pengiriman produk/barang Pergerakan barang harus mencapai gerakan berkelanjutan melalui suatu proses dan meminimalkan jarak perjalanan dari satu tahap ke tahap berikutnya. Terdapat 3 (tiga) pilihan utama tata ruang yang biasanya dipakai, yaitu “U-flow”, “Through-flow”, dan “L-flow”

Berikut merupakan tata ruang gudang bentuk U-flow :

Kelebihan tata ruang bentuk U-flow: 

1. Ruangan gudang dapat dimanfaatkan secara leluasa karena letak posisi area penerimaan dan pengiriman berdampingan, sehingga jika kegiatan tersebut berlangsung pada jadwal dengan waktu yang berbeda, mampu menghemat ruang gudang yang terpakai. 
2. Tercapainya efisiensi melalui pengurangan pemanfaatan sumber daya gudang yang meliputi personil dan fasilitas/peralatan yang digunakan di gudang. 
3. Keamanan akan lebih baik dan terjaga mengingat akses menuju gudang hanya melalui satu pintu utama. 
4. Memungkinkan tersedianya area untuk lokasi penyimpanan secara lebih banyak luas.

Tata ruang gudang bentuk dari Through-flow:

Tata ruang gudang bentuk dari  L-flow:

Azas Tata Ruang/Lay Out Gudang 

Sangat penting untuk menentukan tata ruang/lay out yang akan dipilih oleh perusahaan ketika akan menjalankan gudang sebagai sarana untuk memperlancar operasional kegiatannya terutama dalam menunjang distribusi bahan baku yang diperlukan, pemasaran hasil produksi, maupun sekedar memindahkan hak kepemilikan produk/barang dari produsen ke konsumen. 

Besar atau kecilnya ukuran gudang yang tersedia bagi perusahaan, maka dengan tata ruang/lay out yang telah disiapkan dengan baik akan semakin memudahkan pengecekan data produk/barang, memperlancar ritme pengaturan produk/barang persediaan yang masuk maupun keluar secara efektif dan terkendali. 

Berikut ini beberapa asas tata ruang/lay out yang umum diterapkan pada sebuah gudang: 

1. Asas Jarak Terpendek 

Asas ini mengandung arti bahwa optimalisasi hasil pengelolaan pergudangan akan didapatkan oleh perusahaan jika secara operasional masuk keluarnya produk/barang di gudang jika dilakukan melalui ukuran jarak terpendek. 

2. Asas mengalirnya Kegiatan 

Dalam menerapkan mekanisme penyimpanan dan pengambilan kembali produk/barang di gudang harus berprinsip pada tingkast efisiensi yang berdasar pada urutan logis agar jenis, bentuk, dan kualitasnya tetap terjaga, tentu dengan memperhatikan karakteristik produk/barangnya. 

Misalnya dengan memilih metode FIFO (First In First Out) yaitu mengelola produk/barang yang masuk ke gudang terlebih dahulu maka harus dikeluarkan lebih awal, atau metode LIFO (Last In First Out) yaitu mengelola produk/barang yang masuk gudang terakhir tetapi harus dikeluarkan lebih awal. 

3. Asas Kemudahan Pengawasan 

Ketika area ruang gudang ditata, penting sekali untuk memperhatikan aspek kemudahan dalam melakukan pengawasan, hal ini sebagai bagian dari jaminan pelayanan gudang yang senantiasa berkontribusi baik kepada perusahaan. 

4. Asas Fleksibilitas Ruangan 

Pertimbangan dinamika kegiatan usaha yang dapat berjalan secara cepat dan fluktuatif akan berdampak pada volume proses produksi yang dijalankan oleh perusahaan. Bagi keberadaan gudang hal ini dituntut untuk mampu menata ruangan secara fleksible dan sesuai kebutuhan. 

5. Asas Kemudahan 

Berhubungan dengan Pihak Luar Untuk produk/barang dengan tingkat frekuensi masuk keluarnya dari gudang tinggi, idealnya dapat ditempatkan pada area yang mudah dijangkau oleh setiap personil gudang. 

Selain asas tata ruang/lay out gudang sebagaiman diuraikan di atas, gudang yang telah dipersiapkan juga berpedoman pada: 

1. Kondisi fisik pada area gudang secara terstandar harus dilengkapi dengan adanya ruangan untuk melakukan pengecekan atas produk/barang yang masuk maupun keluar. Dengan dilakukannya proses pengecekan ini maka secara administratif gudang memiliki data/informasi atas keberadaan setiap item produk/barang yang ada di gudang secara akurat.
2. Mengacu pada pernyataan pertama, maka untuk kebutuhan administratif gudang, diperlukan ruangan dan personil yang khusus digunakan untuk melakukan penatausahaan kegiatan pergudangan apakah dengan menerapkan sistem konvensional maupun berbasis IT.
3. Mengingat salah satu fungsi gudang sebagai salah satu bagian yang mensupport terhadap berbagai kebutuhan perusahaan, maka penanggung jawab gudang harus mampu menyediakan area/ruangan yang dapat menampung sementara setiap produk/barang yang seringkali digunakan oleh bagian/unit kerja lainnya. Idealnya tidak setiap orang dapat masuk ke ruangan gudang karena pertimbangan keamanan atas produk/barang yang tersimpan di gudang, untuk itu area/ruangan yang telah dipersiapkan sedemikian rupa tersebut seyogyanya mempertimbangkan jarak dan kemudahan agar layanan kebutuhan diberikan secara cepat dengan tetap mengedepankan unsur K3 serta terkendalinya produk/barang. Untuk itu penting mempersipkan kompetensi dan kinerja seluruh personil gudang yang selalu siap merespon keperluan dari setiap stakeholder. 
4. Pertimbangan berikutnya adalah di dalam area/ruang gudang memiliki ketersediaan space yang khusus untuk mudahnya pengaturan aliran masuk keluarnya produk/barang secara leluasa tanpa terhambat oleh berapa volume produk/barang yang harus masuk ataupun keluar pada saat tertentu. Walaupun space/area masuk dan keluarnya produk/barang telah dipersiapkan secara memadai, namun kegiatan untuk melakukan pengecekan produk/barang menjadi aspek penting mengingat secara periodik kebedaraan produk/barang yang tersimpan dan secara administratif terdata di gudang senantiasa menjadi bahan pertanggung jawaban dari pengelola gudang. Maka penting juga untuk memiliki area pengecekan barang (checking point area) di gudang dengan peran yang optimal dan efektif. 

Aspek Denah, Sarana dan Kemanan Gudang 

1. Denah gudang 

Agar mempermudah personil gudang dalam melakukan prosedur penanganan dan pengelolaan produk/barang serta sumber daya lainnya di gudang, untuk itu diperlukan pengaturan tata letak atas ruangan gudang yang digunakan baik secara keseluruhan maupun parsial/setiap bagian area gudang. Untuk itu perlu dipertimbangkan dalam mempersiapkan setting gudang yang ideal diantaranya: 

1. aFisik gudang jangan disekat-sekat sehingga barang dapat leluasa bergerak, kecuali jika memang diperlukan. Selain itu ukuran dan penempatan gerbang gudang akan berpengaruh dalam kemudahan akses perpindahan setiap barang. 
2. Sesuai arah arus produk/barang masuk dan keluar termasuk peralatan, maka ruang gudang perlu disediakan lorong sehingga memudahkan penataan gudang berdasarkan sistem yang dikenal selama ini seperti: 
1. Aliran barang dengan model garis lurus 
2.  Aliran barang berbentuk huruf U
3. Aliran barang berbentuk huruf L
3. Selalu memperhatikan sirkulasi udara yang diatur dengan baik dalam ruang gudang termasuk mamperhatikan pencahayaan dan kelembaban. 
4. Rak barang serta palet apabila ditempatkan secara proporsional dapat melindungi kondisi produk/barang dari berbagai gangguan (binatang & hama) serta yang diakibatkan oleh bencana.
5. Ruang penyimpanan khusus 
1.  Untuk barang kategori kesehatan seperti alat dan bahan kesehatan seperti obat-obatan, harus ditempatkan pada ruangan gudang yang memiliki standar khusus minimal, seperti: 
1. Ketersediaan sarana pendingin dengan jumlah dan ukuran yang memadai dan memberi keamanan terhadap produk/barang. 
2. Antisipasi dari resiko terjadinya kerusakan penerangan gudang.
2. Untuk penyimpanan produk/barang berbahan kimia harus ditempatkan pada area khusus di gudang dengan akses yang terbatas bagi setiap orang.
3. Penyimpanan harus cukup representatif termasuk pemeliharaannya untuk peralatan besar/alat berat.

Standar Operating Procedure (SOP) 

Administrasi Pergudangan Aktivitas kegiatan gudang (warehouse) diharapkan selalu mengacu kepada prosedur yang telah dirancang dan ditetapkan sehingga menjadi panduan segala aktivitas bagi siapapun personil yang melaksanakan kegiatan pergudangan. Panduan tersebut dalam istilah manajemen dikenal dengan Prosedur Operasi Standar (POS) atau istilah asingnya Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan. 

Panduan ini dibuat secara teknis dan rinci dengan tujuan untuk memberikan kemudahan dalam memandu setiap layanan pekerjaan yang harus dilakukan di area gudang sehingga memberikan jaminan kepastian dan kepuasan (Quality management/ Assurance) serta untuk memastikan sistem pergudangan sudah berjalan dengan baik. 

Layanan pengelolaan pergudangan dengan menerapkan Quality Management/Assurance seperti adanya SOP Pergudangan yang dijalankan secara konsisten, hal ini bagi perusahaan khususnya bagian gudang akan memiliki berbagai keuntungan, diantaranya: 

1.  Meminimalisir kerugian yang diakibatkan oleh kesalahan penanganan (maladministrasi) di gudang, sehingga keberadaan produk/barang serta sumber daya lain di gudang dapat tetap aman dan terjaga dengan baik. 
2. Lingkungan gudang yang kondusif dengan pola kerja yang teratur menyebabkan kinerja dan motivasi pegawai gudang terus dapat dipertahankan bahkan cenderung terus membaik karena adanya kejelasan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap personil. 
3. Hasil kerja yang optimal serta sesuai tujuan, karena kegiatan gudang memiliki standar kerja dengan sistem dan mekanisme yang jelas serta mudah dipahami, dengan demikian hasilnya akan berdampak pula terhadap kualitas pelayanan gudang secara prima. 

Berdasarkan keuntungan sebagaimana yang dipaparkan tersebut, maka semakin jelas bahwa SOP pergudangan begitu diperlukan dan menjadi panduan secara terstandar bagi personil gudang dalam setiap tugas dan kewajibannya. 

Berikut diilustrasikan salah satu contoh panduan pelaksanaan secara detail dari penerapan SOP  pergudangan sebagai jaminan kepastian dalam melaksanakan di gudang secara berkualitas (Quality Management/Assurance).  

Keterangan : Pada halaman awal sebagaimana SOP di atas merupakan rekaman dokumen yang menguraikan latar belakang SOP tersebut dibuat, selanjutnya dilakukan beberapa revisi (perbaikan), termasuk dilakukan perbaikan pada setiap bagian/ lembaran.

Selanjutnya status SOP tersebut memiliki keabsahan secara hukum (legalitas formal) setelah terdapat lembaran pengesahan (ditandatangani oleh kepala gudang sebagai penanggung jawab langsung. Untuk bagian header SOP sama seperti dokumen tertulis lainnya yakni menunjukan identitas perusahaan secara jelas dan spesifik.

Keterangan: 

Pada gambar contoh SOP di atas menjelaskan tentang tahap-tahap yang harus dilakukan selama proses kegiatan mulai awal sampai kegiatan berupa hasil dinyatakan selesai, termasuk menunjukan siapa yang bertanggung jawab beserta kewenangannya dalam setiap fase pekerjaan. Diuraikan juga definisi dan istilah-istilah yang terdapat pada simbol SOP, beserta alur proses aktivitasnya. 

SOP (Standar Operating Procedure) sebagaimana contoh tersebut terbagi menjadi 3 (tiga) kolom yang intinya menjabarkan panduan teknis dan administratif penerimaan barang di gudang. Adapun gambarannya adalah sebagai berikut: 

1. Rangkaian siklus kegiatan selama penerimaan produk/barang dilakukan meliputi aktifitas, dokumen/catatan mutu, dan keterangan. 
2. Simbil-simbol yang menerangkan dokumen (berkas/warkat/catatan) tertulis, selama rangkaian siklus kegiatan berjalan. 
3. Kolom ketiga menunjukan uraian secara rinci atas informasi dari setiapan tahapan siklus kegiatan penerimaan produk/barang di gudang.

Adapun kewenangan pengambilan keputusan dari siklus kegiatan pengelolaan barang di gudang sebagaimana contoh prosedur SOP tersebut biasanya berada di bawah tanggung jawab kepala gudang. Tidak hanya memiliki kemampuan manajerial saja, melainkan kegiatan gudang yang efektif dan maju harus dipimpin oleh seorang kepala gudang yang berpengalaman serta kompeten dan memiliki kecakapan pergudangan. 

Termasuk memahami dan mampu dalam mengelola sistem kearsipan dan pembukuan sehingga dapat mengidentifikasi karakteristik berdasarkan kualitas dan volume setiap produk/barang yang akan disimpan di area gudang.

E. Sarana dan keamanan pergudangan

 1. Sarana Gudang 

Tidak dipungkiri lagi bahwa efektivitas kegiatan pengelolaan pergudangan pada suatu perusahaan yang meliputi penanganan produk/barang masuk, maupun keluar, salah satunya karena didukung adanya ketersediaan sarana sebagai sumber daya gudang yang mampu memberikan hasil secara optimal. Standar minimal pelayanan gudang yang terpercaya dan ideal diantaranya memiliki ketersediaan sarana fisik gudang seperti: 

1. Gedung sebagai fasilitas gudang yang utama beserta kelengkapan ruangan sesuai kebutuhan 
2. Jaringan penerangan beserta instalasi yang memadai 
3. Sarana angkutan khusus gudang yang dapat mempermudah dalam kegiatan mobilisasi produk/barang 
4. Berbagai macam mesin kantor yang membantu secara langsung kegiatan administrasi gudang seperti komputer & printer, mesin fotocopy. 
5. Berbagai macam mesin komunikasi kantor yang membantu mempermudah dalam kegiatan koordinasi serta komunikasi pekerjaan di gudang. 
6. Berbagai macam perabot kantor (meubelair termasuk rak, valet dan lainnya) serta alat, perlengkapan, dan bahan kantor lain yang sering dimanfaatkan untuk kegiatan bersifat administratif gudang. 
7. Berbagai macam alat yang mampu mendeteksi faktor-faktor yang berkaitan dengan keamanan, kesehatan, dan keselamatan (K3) kerja pegawai gudang.
8. Adapun selain ditunjang oleh petugas pengelola yang kompeten dan profesional, berikut ini merupakan prasarana (perlengkapan dan bahan) gudang untuk kemudahan penanganan kegiatan yang bersifat administratif:
1.  Buku utama/induk gudang
2. Kartu persediaan/stok gudang 
3. Dokumen catatan rutin penerimaan barang 
4. Dokumen catatan rutin pengeluaran gudang 
5. Surat bukti barang masuk (SBBM) 
6. Surat bukti barang keluar (SBBK)

2. Keamanan gudang 

Dalam melakukan perawatan dan pemeliharaan atas sumber daya gudang yang meliputi sarana angkutan gudang, berbagai macam perabot (meubelair), mesin, alat, perlengkapan, dan bahan yang digunakan dalam kegiatan gudang, tentu harus memperhatikan: 

1. Dipersiapkan secara matang bahawa secara geografis letak gudang representatif dan memiliki tingkat keamanan dengan risiko yang rendah dari adanya berbagai bencana seperti terjadinya gempa, banjir, tanah longsor). 
2. Area yang terbebas dari bahaya kebakaran 1) Menghindari penyimpanan produk/barang berbahaya berbahan kimia yang mudah terbakar terlalu lama di gudang. 2) Tersedianya tabung pemadam kebakaran dan alarm yang dapat mendeteksi dari bahaya kebakaran, serta meletakannya pada pojokpojok gudang yang mudah dijangkau oleh setiap personil gudang dalam jumlah yang memadai.
3. Pengamanan pencurian gudang a) Memasang pagar di sekeliling gudang b) Tersedianya alat yang mampu mendeteksi dari gangguan keamanan seperti CCTV, kamera, alam otomatis. c) Mengoptimalkan kinerja penjaga gudang yang berpatroli secara teratur. 

Monitoring dan Evaluasi 

Gudang Untuk mengendalikan persediaan logistik/barang dan peralatan yang dibutuhkan terutama ketika terjadi kondisi yang tidak diharapkan seperti terjadinya bencana, maka perlu dilakukan pola pembinaan pengelolaan penanganan gudang dan sumber daya lain yang dilakukan secara konsisten dan terus menerus melalui: 

1. Kegiatan Pemantauan 
• Merupakan tindakan pengamatan terus menerus atas tahapan kegiatan penanganan gudang beserta sumber daya yang ada sebagai upaya menjamin ketercapaian tujuan yang telah direncanakan secara terukur dan riil. 
2. Kegiatan Supervisi 
• Merupakan tindakan monitoring secara rutin dan berkelanjutan sebagai upaya perbaikan dan peningkatan kegiatan pengelolaan gudang. Supervisi yang dilakukan terhadap semua unsur manajemen yang ada di gudang harus mampu terarah pada program peningkatan hasil dan kinerja seluruh personil gudang sehingga tingkat kepuasan layanan dapat dirasakan oleh seluruh pihak baik internal maupun eksternal perusahaan. 
3. Kegiatan Evaluasi 
• Evaluasi dalam hal ini dapat dikatakan sebagai keseluruhan mekanisme yang telah direncakan sebelumnya dengan tujuan mengukur ketercapaian hasil baik secara kualitatif maupun kuantitatif agar sesuai dengan target kegiatan pergudangan.

sumber

ADMINISTRASI PERGUDANGAN

Syafiani Desiana Gartini

Wanan sunarya

Arif Susanto