MELAKUKAN NEGOSIASI

Dengan semakin pesatnya perkembangan zaman menjadikan dunia bisnis sebagai permasalahan dalam negeri yang sangat kompleks bahkan sudah menjadi permasalahan global. Hal tersebut dikarenakan pasa skalanya yang semakin lama semakin besar dikarenakan semakin majunya perkembangan teknologi mengakibatkan prodiuksi barang dan jasa melebihi batas dari yang dibutuhkan. Untuk dapat bersaing dalam dunia bisnis maka diperlukan negosiasi demi mencapai kesepakatan bersama yang nantinya akan memberikan keuntungan pada masing-masing pihak.

Dalam komunikasi antara pembeli dan penjual untuk mencapai kesepakatan, dibutuhkan keahlian dalam melakukan negosiasi, pengetahuan tentang prilaku konsumen, segmen pasar yang dihadapi, target pasar, tata cara pembuatan administrasi penjualan, dan bagaimana mengidentifi kasi keberatan calon pelanggan. Selain itu keahlian tersebut harus didukung sikap penjual yang simpati dan empati terhadap konsumen serta hatihati,teliti,dan bertanggung jawab dalam melaksanakannya

Sesungguhnya negosiasi ada di setiap situasi, tidak hanya dalam bisnis jual-beli produk dan jasa. Kerap kita dihadapkan pada situasi negosiasi dengan pihak yang sama sekali asing, namun tidak jarang juga kita berhadapan dengan pihak yang sudah akrab, seperti teman atau mitra bisnis. Dengan siapa pun kita berhadapan dalam proses negosiasi, ketegangan pasti terasa. Meskipun kata-kata “win-win situation” senantiasa didengung-dengungkan, namun tetap saja, posisi kedua belah pihak negosiator adalah berseberangan.

Orang yang terbiasa bernegosiasi, umumnya memiliki kesadaran akan ‘gaya’ negosiasi mereka, kekuatan dan kelemahan yang mereka miliki dalam negosiasi. Mengasah ketrampilan negosiasi akan menimbulkan kesadaran akan ‘kartu-kartu’ apa yang Anda miliki dan kapan waktu yang tepat untuk ‘memainkannya’. serta tentu saja, menambah kepercayaan diri untuk memenangkan negosiasi, bahkan sebelum negosiasi dilakukan.

 

A. Pengertian Negosiasi 

Negosiasi berasal dari bahasa Inggris negotiation yang artinya perundingan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi ketiga dikatakan yang dimaksud dengan negosiasi, yaitu: 

1. Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain.masing-masing pihak ini memiliki kepentingan yang sama, akan tetapi mereka memiliki kebutuhan sasaran dan motivasi yang berbeda. Oleh karena itu, mereka melakukan negoisasi untuk mencapai kesepakatan. 
2. Penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa. 

Dalam buku Teach Yourself Negotiating karangan Phil Baguley, dijelaskan tentang defi nisi negosiasi yaitu suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang. 

Sedangkan negosiasi memiliki sejumlah karakteristik utama, yaitu: 

1. Senantiasa melibatkan orang, baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok; 
2. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konfl ik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi; 
3. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu, baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter); 
4. Hampir selalu berbentuk tatap-muka, yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah; 
5. Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi; 
6. Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat. 

Jadi negosiasi dapat dikatakan sebagai perundingan yang dilakukan oleh dua belah pihak untuk mencapai kesepakatan bersama, didalam usaha memenuhi kebutuhan. Negoisasi/perundingan tidak sama dengan mempengaruhi karena negoisasi merupakan proses timbal balik atau proses dua arah, sedangkan mempengaruhi lebih merupakan proses satu arah. 

Suatu negoisasi akan berhasil bila negoisatornya: 

1. Mempersiapkan diri secara intensif; 
2. Berorientasi pada sasaran (goal oriented); 
3. Siap untuk mengatasi masalah; 
4. Mengerti kondisi psikologi mitra negosiasi; 
5. Dapat menganalisis situasi dan mengambil posisi yang fl eksibel; 
6. Didukung oleh teknologi mutakhir (komputer, e-mail, website dan lain-lain). 

B. Macam-macam Bentuk Negosiasi 

Negosiasi atau perundingan dapat dianggap salah satu metode yang paling baik dalam menyelesaikan perselisihan diantara berbagai pihak. Negosiasi sangat penting dilakukan, apabila diantara beberapa pihak: 

1. Bertentangan kepentingan. 
2. Solusi belum jelas. 
3. Ada peluang untuk kompromi 

Dalam bidang penjualan barang dan jasa, harga merupakan masalah yang paling sering di negosiasikan, masalah lainnya meliputi, waktu penyelesaian kontrak, mutu barang dan jasa yang ditawarkan, volume pembelian, tanggung jawab pembiayaan, pengambilan risiko, promosi, dan hak serta keamanan produk. Menurut Philip Kotler, negosiasi mempunyai karakteristik sebagai berikut: 

1. Terdapat dua pihak yang terlibat; 
2. Pihak tersebut mempunyai perbedaan kepentingan dalam satu masalah atau lebih; 
3. Pihak-pihak tersebut bergabung bersama untuk sementara waktu dalam suatu hubungan khusus yang sifatnya sukarela; 
4. Aktivitas tersebut menyangkut pembagian atau pertukaran satu sumber daya atau lebih dan/atau resolusi mengenai satu masalah tidak berwujud antara pihak tersebut atau yang mereka wakili; 
5. Aktivitas tersebut meliputi presentasi permintaan atau usulan oleh pihak dan evaluasi oleh pihak lainnya diikuti dengan kesepakatan dan usulan balasan dan aktivitas tersebut berurutan; 

Menurut Bill Scoot, negosiasi adalah bentuk pertemuan antara dua pihak yaitu kita dan pihak lain, sasaran dari negosiasi tersebut adalah tercapainya suatu persetujuan. 

Macam-macam negosiasi misalnya: Negosiasi untuk mencapai persetujuan antara pengusaha dengan bank dalam pengajuan jumlah kredit, pengusaha dengan pemasok dalam hal pengajuan syarat penyerahan barang dan potongan harga, pengusaha dengan pembeli dalam hal persetujuan harga dan pelayanan purna jual. 

Dalam bidang bisnis perdagangan antara lain berkaitan dengan: 

1. Masalah keagenan; 
2. Masalah wilayah penjualan; 
3. Masalah lindung nilai (hedging); 
4. Kerjasama dagang; 
5. Kerjasama keuangan; 
6. Kerjasama pengadaan dan pelatihan sumber daya manusia; 
7. Kerjasama manajemen. 

 Negosiasi perlu memiliki kualitas dan keahlian tertentu agar dapat efektif, yaitu keahlian mempersiapkan dan merencanakan, pengetahuan mengenai masalah yang dinegosiasikan/dirundingkan, kemampuan untuk berpikir dengan jelas dan cepat dalam tekanan dan ketidakpastian, integritas, kemampuan untuk membujuk pihak lain serta kesabaran. 

C. Syarat-syarat menjadi negosiator 

Untuk menjadi seorang negosiator yang sukses terhadap aktivitas negosiasinya harus memiliki kemampuan untuk bernegosiasi, sehingga sasaran dapat tercapai secara efektif dan efi sien. Adapun kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang negosiator adalah sebagai barikut: 

1. Kemampuan berhubungan keadaan fisik 
• Kecerdasan 
• Tidak dapat dipungkiri bahwa kecerdasan membuat seorang negosiator sukses dalam bernegosiasi. Kecerdasan dapat berkembang seiring dengan pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh. Dengan adanya kecerdasan akan mudah beradaptasi dan bersikap fl eksibel terhadap calon pembeli. 
• Berpenampilan fresh 
•  Penampilan diri yang segar akan menambah kepercayaan dalam diri. Hal seperti itu akan memberikan kebebasan pada diri negosiator dalam mempresentasikan segala sesuatu yang berkenaan dengan sasaran. 
• Memiliki rasa humor 
•  Berdasarkan penelitian yang pernah dilakukan, diketahui bahwa rasa humor dapat mengurangi ketegangan dan rasa stress. Jadi tidak ada salahnya sebagai negosiator memiliki rasa humor sehingga suasana yang tercipta akan lebih akrab dan santai, dan itu memberikan keuntungan sendiri bagi negosiator dalam mencapai sasaran. 
• Pengertian 
•  Dengan adanya rasa pengertian atau kesadaran tinggi pada diri seorang negosiator secara tidak langsung dapat meningkatkan hubungan yang baik dengan calon pelanggan. Dengan kata lain, negosiator harus dapat menempatkan diri, kapan dia harus berbicara dan kapan dia harus mendengarkan calon pelanggannya sehingga calon pelanggan merasa dihargai. Hal ini berguna untuk menciptakan hubungan yang baik antara kedua belah pihak. 
• Perhatian 
• Seorang negosiator juga diharapkan mempunyai perhatian kepada calon pelanggannya. Dengan demikian calon pembeli merasa nyaman berada didekat negosiator dan negosiasi dapat berjalan dengan baik. Karena dengan perhatian yang diberikan calon pelanggan akan merasa dihargai dan tertarik untuk mengikuti jalannya negosiasi dengan lebih saksama lagi. 
• Pandai bergaul 
•  Seorang negosiator harus pandai bergaul dengan siapa saja dan tidak membeda-bedakan golongan dan kelas. Dengan demikian kegiatan negosiasi akan berjalan dengan lancar. Karena dengan bergaul negosiator akan memperoleh banyak pengalaman dan pengetahuan yang sangat berguna sebagai bahan bernegosiasi. Disamping itu juga negosiator akan mengenal berbagai macam karakter manusia yang berbeda dan ini akan sangat berguna sekali untuk negosiator menyesuaiakan diri dengan orang lain. Sikap fleksibel inilah yang dapat memperlancar proses negosiasi yang dijalankan. 
• Memiiliki toleransi kepada orang lain 
•  Bagi seorang negosiator sifat toleran sangat dibutuhkan untuk dapat menahan terhadap rasa dan pendirian yang bertwentangan dengan dirinya. Sehingga memudahkannya untuk menguasai diri (tidak emosional) dan negosiasipun dapat berjalan dengan lancar. 
• Dapat menerima rangsangan dari luar 
•  Kadang berita yang tidak mengenakan dari luar juga dapat mempengaruhi negosiator dalam melakaukan negosisasi. Hal ini dapat menimbulkan rasa marah, kecemasan dan segala hal yang dapat menimbulkan emosi. Oleh karena itu penting kiranya bagi negosiator menjaga situasai yang demikian agar tidak mengganggu jalannya negosiasi.
2. Kemampuan yang berhubungan dengan sifat/karakter/ kepribadian 
• Kepribadian negosiator juga dapat mempengaruhi kelancaran negosiasi. Adanya kepribadian yang baik juga akan menjadikan kegiatan negosiasi berjalan dengan baik. Adapun kepribadian yang baik yang harus dimiliki oleh seorang negosiator adalah: 
1.  Bersikap jujur 
•  Dalam melakukan negosiasi diperlukan kejujuran. Memang sangat sulit mengungkapkan kejujuran. Yang dimaksud dengan kejujuran disini adalah jujur dalam menyampaikan informasi, tidak membohongi calon pelanggan khususnya yang berkaitan dengan produk yang dijual. Dengan kejujuran dapat menambah hubungan yang lebih harmonis antara negosiator dengan calon pelanggan.
2.  Inisiatif dan kreatif.
• Pada umumnya orang yang memiliki inisiatif dan kreatif dalam melakukan sesuatu dengan penuh semangat, melakukan pekerjaan tanpa diperintah lagi dan mampu mengatasi masalah yang sedang dihadapinya. Dengan sikap ini seorang negosiator dalam menghadapi calon pelanggan tidak meiliki keraguan, antusias dan mampu mengambil keputusan secara cepat dan tepat. Sehingga memberikan pengaruh pada calon pelanggan untuk merasa yakin dan menerima sesuatu yang ditawarkan oleh negosiator.
3. Konsekuen dalam perbuatan. 
•  Dalam dunia bisnis, segala sesuatu harus sesuai dengan apa yang telah diucapkan atau dilakukan, dan tidak menyimpang dari apa yang telah diputuskan. Sikap yang demikian adalah sikap dari orang yang berwatak teguh atau konsekuen dalam perbuatannya. Bicara tidak terlalu muluk dan sesuai dengan kenyataan yang sesungguhnya. Hal ini akan menimbulkan kepercayaan pada diri calon pelanggan yang pada akhirnya negosiator dapat mengarahkan calon pembeli sesuai dengan apa yang diinginkan oleh negosiator. 
3. Berhubungan dengan pengetahuan 
•  Selain dituntut sebagai seorang yang berkepribadian baik, seorang negosistor juga diharapkan mempunyai pengetahuan yang luas, baik yang menyangkut dengan negosiasi itu sendiri juga pengetahuan lain yang mendukung negosiasi. Adapun pengetahuan yang harus dimilki oleh seorang negosiator antara lain: 
1. Memiliki pengetahuan tentang negosiasi 
•  Untuk menjadi seorang negosiator sebaiknya mengetahui terlebih dahulu hal-hal yang berhubungan dengan negosiasi. Atau minimal mengetahui teorinya, sehingga memudahkan negosiator mencapai sasaran yang telah telah ditetapkan. 
2. Memiliki pengetahuan tentang kepribadian 
•  Pengetahuan tentang kepribadian penting bagi seorang negosiator untuk mengetahui karakter calon pembeli yang dihadapinya. Hal tersebut akan memudahkan negosiator dalam menentukan langkah apa yang harus dilakukannya nanti pada saat bernegosiasi. 
3. Memiliki pengetahuan tentang lingkungan 
•  Seorang negosiator harus memiliki pengetahuan tentang lingkungan. Yang dimaksud dengan lingkungan disini adalah lingkungan dimana akan dilakukan negosiasi, apakah negosiasi akan dilakukan pagi hari, siang hari, sore hari dst. Dengan demikian negosiator dapat mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya. 
4. Memiliki pengetahuan tentang organisasi 
•  Pengetahuan tentang organisasi yang harus dimiliki oleh seorang negosiator disini adalah pengetahuan tentang seberapa besar wewenang yang diberikan oleh perusahaan kepada negosiator dalam pengambilan kesputusan sesuai dengan kebijakan atau prosedur perusahaan yang berlaku yang berkaitan dengan negosiasi yang akan dilakukan. 
5. Sering melakukan latihan negosiasi 
•  Untuk dapat melakukan negosiasi dengan berhasil, sebelumnya negosiator mempersiapkan dirinya dengan sebaik-baiknya. Adapun persiapan yang dapat dilakukan antara lain: Mempersiapkan dan membaca kembali materi negosiasi, mempersiapkan alat bantu demontrasi (jika perlu), dan mempersiapkan fisik dan mental. Sebaiknya negosiator berlatih melakukan negosiasi dengan rekan kerja agar pada saat melakukan negosiasi yang sebenarnya tidak melakukan kesalahan. 

D. Manajemen Konflik 

 Karena setiap negosiasi memiliki potensi konfl ik dalam seluruh prosesnya, penting sekali bagi kita untuk memahami cara mengatasi atau menyelesaikan konflik. Untuk menjelaskan berbagai alternatif penyelesaian konfl ik dipandang dari sudut menang–kalah masing-masing pihak, ada empat kuadran manajemen konflik: 

1. Kuadran Kalah-Kalah (Menghindari konflik) 

Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konfl ik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain. Cara ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi konfl ik harus dapat segera diselesaikan. 

2. Kuadran Menang-Kalah (Persaingan) 

 Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak. Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.

3. Kuadran Kalah-Menang (Mengakomodasi) 

 Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah–mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konfl ik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan. 

4. Kuadran Menang-Menang (Kolaborasi) 

 Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen konflik kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrem satu sama lainnya. Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh. Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut. 

Selanjutnya baca Teknik Dasar Negosiasi

Sumber

Devi Puspitasari, SMK PENJUALAN JILID 1