PENERIMAAN BARANG DI GUDANG

Oleh Anugerah Dino 13.51 Posting Komentar

Informasi tentang proses kegiatan pemberian perintah yang mudah dipahami oleh seluruh tenaga pengelola gudang sehingga penerimaan barang di gudang dapat berjalan baik dan sesuai dengan tujuan sangat penting untuk diperhatikan.

Keuntungan yang didapatkan dari jelas dan rincinya instruksi yaitu penanganan gudang dalam mengatasi dan mengatur arus keluar masuknya barang secara tepat waktu, setidaknya dari kegiatan tersebut akan menimbulkan pengaruh yang baik dan positif bagi petugas gudang dengan tetap memiliki rasa aman dan nyaman selama berada di area gudang.

Ketika gudang mampu menekan biaya penerimaan barang dengan hasil yang optimal, seperti pemanfaatan yang efisien atas mesin, alat dan perlengkapan, sumber daya manusia, metode dan strategi, maka hal ini dapat dipastikan merupakan bagian dari ketepatan langkah kebijakan pengelolaan pergudangan yang akhirnya akan berkontribusi atas tepatnya pemanfaatan anggaran gudang (tercapai efisiensi kegiatan pergudangan).

Proses logistik yang efisien dapat menambah profit perusahaan. Logistik erat kaitannya dengan pertanyaan: Barang apa yang diterima/dikirimkan? Bagaimana barang akan diterima/dikirimkan?kapan barang akan diterima/dikirimkan? Apakah terdapat keluhan dari barang yang diterim/dikirimkan? Dari situ kita dapat menilai bahwa dalam menjalankan proses logistik merupakan sebuah tantangan.

Dibutuhkan sumber daya manusia yang kompeten, sehingga bagi perusahaan pengelolaan pergudangan (logistik) mampu memberikan benefit dari aspek:

Penghematan biaya transportasi
Memaksimalkan pemanfaatan ruang gudang sehingga tidak sekedar menempatkan barang di tempat yang tepat tetapi mampu memperpendek jarak dalam penempatan barang masuk dan keluar.
Penggunaan teknologi terbarukan sesuai dengan tuntutan pekembangan

A. Pengertian Penerimaan Barang di Gudang

Gudang sebagaimana telah dijelaskan pada bab sebelumnya yaitu tempat dengan berbagai sumber daya dan fasilitas penunjang yang telah disiapkan untuk menyimpan berbagai macam barang serta dimanfaatkan untuk mencapai target tingkat pelayanan secara efisien.

Selanjutnya penerimaan barang merupakan proses kegiatan gudang perusahaan dalam menerima berbagai jenis barang dalam kuantitas tertentu, yang disertai dengan bukti dokumen dan persyaratan penanganan yang sah dari pihakpihak terkait dengan aktivitas yang terkendali.

Dalam proses pengelolaan produk/barang yang masuk atau diterima terdapat tahapan yang harus dilakukan sebagai satu kesatuan, meliputi:

1. Bentuk produk atau barang

Merupakan wujud dari keadaan fisik secara langsung teridentifikasi dengan panca indera. Jika keberadaan fisik barangnya tidak dapat terpenuhi, hal ini menyebabkan teknis penanganan yang berbeda sehingga hasilnya tetap dapat dipenuhi.

Hanya apabila hasil dari proses penerimaan barang dilakukan secara tidak langsung berdampak pada hasil yang kurang baik, maka harus dilakukan penanganan tambahan penerimaan barang dengan tetap memperhatikan prosedur yang berlaku seperti:

Penerimaan barang dilakukan secara langsung disertai dokumennya.
Selain wujud barang yang dapat teridentifikasi, juga mampu disesuaikan (crosscheck) pada surat pengantarannya.
Dilakukan pemeriksaan terhadap seluruh keadaan produk/barang atau dapat dilakukan secara acak
Diketahui masa berlaku produk (expired), dan jumlah produk/barang yang tersedia.

2. Dokumentasi

Dokumen yang diterima sebagai catatan pendukung yang menunjukan jenis dan volume barang sebagai bukti legal bahwa barang sama dengan yang telah dikirimkan, artinya bahwa:

Karakteristik dokumen/catatan sebagai penunjang barang dapat menginformasikan kesesuaian terhadap setiap item produk/barang yang masuk.
Memiliki standar bukti berkas/catatan seperti surat pengiriman barang, surat jalan (packing list).
Semakin mudah diverifikasi serta lebih terkendali apabila dilampiri juga dengan surat pesanan barang (purchase order).

3. Cara penanganan barang

Langkah penanganan barang dapat disiapkan ketika barang tersebut diterima diawali dengan menentukan perlu tidaknya barang ditangani pada suhu/ temperatur tertentu, beratnya barang serta karakteristik dari suatu barang sehingga dapat ditentukan peralatan yang cocok untuk digunakan seperti pallet, drum, forklift dengan tetap memperhatikan aturan keselamatan.

Pada proses siklus kegiatan di gudang, penerimaan barang sebagai aktivitas penting yang mengawali penanganan barang. Artinya ketepatan dalam prosedur yang dilakukan oleh bagian gudang ketika barang diterima, maka akan berpengaruh terhadap efektivitas pola kerja yang akan dilakukan berikutnya.

Adapun tahapan penerimaan barang meliputi:

Sarana angkutan barang masuk area gudang
Parkir pada antrian yang telah ditentukan
Dilakukan bongkar muat pada loading dock
Penyusunan barang bongkaran
Mengecek barang dengan dokumen pendukungnya
Memasukan data/informasi pada dokumen ke dalam sistem
Keabsahan dokumen yang menunjukan barang secara legal di gudang

Pengangkut dan Pensuplai

Terdapat perbedaan antara penerimaan barang yang dikakukan oleh pen-supply, dengan penerimaan barang yang dilakukan oleh agen pengirim (pengangkut). Dalam hal ini pengiriman yang dilakukan oleh keduanya tentu terdapat aturan tata cara jika kondisi barang dalam keadaan rusak atau hilang.

Ketika keadaan berkas dokumen sebagai bukti catatan tentang barang sesuai jumlah barang diterima serta dalam kondisi baik, tentu akan berguna untuk mengkonfirmasi kepada pihak pengangkut dan pensuplai jika terdapat kesalahan.

Adapun perbedaan antara penerimaan barang melalui perusahaan pengangkut dengan penerimaan barang dari pensuplai antara lain:

Pengiriman melalui pengangkut yang ditunjuk:

Dokumen pengiriman barang dapat:

Disertakan bersama pada barang
Dikirim khusus melalui pos/jasa pengiriman dokumen

Terdapat kesepakatan yang menerangkan klaim terhadap barang yang hilang, rusak, atau tidak sesuai dengan kuantitas/volume barang pesanan, dalam hal ini para pihak yang secara langsung melakukan penanganan barang seperti pensuplai, pengangkut, dan penerima.
Pembubuhan tanda tangan pada berkas dokumen sebagai bukti barang telah diterima sesuai penerimaan barang yang dipesan.

Pengiriman oleh pensuplai:

Surat pengiriman biasanya disertakan dengan barang.
Apabila barang yang diterima mengalami kerusakan ataa barang kurang, segera dilakukan pemberitahuan/konfirmasi kepada pensuplai agar penyelesaiannya dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Pensuplai selalu mengutamakan pengiriman kepada pemesan prioritas/ mitra, untuk itu pelayanan prima tentu menjadi perhatian yang tidak boleh diabaikan.
Tuntutan ganti rugi seringkali dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai media komunikasi sehingga penyelesaiannya dsapat dilakukan dengan lebih cepat.

Pada fase penerimaan barang di gudang, sistem administrasi diperlukan untuk mengatur bagaimana dilakukan penyortiran barang melalui pengecekan, selanjutnya barang dapat diarahkan untuk ditempatkan pada area penyimpanan di gudang. Hal semacam ini perlu dilakukan untuk memastikan dan garansi barang benar-benar memenuhi persyaratan kualitas yang sudah ditetapkan, selain bentuk kepercayaan atas jaminan proses produksi yang dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan pesanan.

Bagian penerimaan barang

Tahapan di bagian ini begitu diperlukan dengan menerapkan langkahlangkah tertentu untuk memastikan setiap penerimaan barang telah sesuai dengan standar, sekaligus sebagai tindakan antisipasi untuk menghadapi kesalahankesalahan yang terjadi seperti:

Adanya kerusakan barang ditempat penerimaan sementara.
Barang menjadi berkurang ketika dilakukan bongkar muat barang atau terjadi pengurangan kuantitas selama proses pengangkutan.
Volume dan ukuran barang tidak sesuai.
Spesifikasi barang yang diterima tidak cocok berdasarkan hasil uji kimia atau uji teknis lainnya.

Alternatif upaya pencegahan atau mengurangi resiko kesalahan tersebut dapat melalui cara memberitahu bagian pembelian terkait ketidaksesuaian atas barang yang telah diterimanya, agar bagian tersebut dapat memperhitungkan teknis cakupan dalam menanganinya, dan jika diperlukan cara untuk mencegah agar barang-barang itu tidak merupakan bagian dari penerimaan dan menjadi bagian dari persediaan di gudang.

Kecepatan penerimaan barang diperlukan agar mendapatkan hasil terbaik, misalnya disiapkan kartu terstandar sehingga rincian barang dapat diisi dengan lengkap dan mudah. Pembuatan kartu sebaiknya dilengkapi berkas salinannya sebagai jaminan atau dapat langsung dikirim ke bagian pembelian agar proses komunikasi, koordinasi, dan administrasi dapat diselesaikan dengan bukti dokumen yang sesuai.

Untuk proses penanganan pekerjaan seperti tersebut di atas harus ada seseorang yang diberi tanggung jawab khusus dalam penanganan tata persuratan dan kearsipan misalnya pengendalian atas buku penerimaan barang secara baik dan terkendali dengan rincian setiap barang diterima di gudang sebagai bagian dari upaya memberikan pelayanan secara prima dan sekaligus menjaga nama baik perusahaan.

Membongkar muatan

Diperlukan mekanisme dan peralatan yang relevan dapat digunakan sehingga proses bongkar muat barang dilakukan secara cepat dan tepat. Misalnya digunakan penjenjang kandang (pallet), atau truk hidrolik untuk barang-barang yang rentan terhadap suhu dan memiliki berat tertentu dengan prinsip pemakaian yang efisien.

Perlu diperhatikan tempat yang permanen dan aman di area gudang agar dapat menempatkan barang-barang yang harus dikembalikan dengan diberi kode identitas tertentu dan waktu penyelesaian yang baik dan cepat. Sementara untuk penerimaan barang yang sesuai dapat segera dipindahkan dari area gerbang pemasukan barang ke area tempat yang telah disiapkan agar tidak menghambat penerimaan barang berikutnya.

Dalam perkembangan dan kemajuan teknologi seperti sekarang ini, penanganan pergudangan selanjutnya dilakukan secara komputerisasi sehingga layanan proses penanganan dengan elemen gudang seperti tempat, barang, personil gudang, pola manajemen dan prosedur kerja menjadi satu kesatuan proses kegiatan dengan hasil yang lebih cepat dan tepat.

Bagi sebuah perusahaan penerapan kegiatan seperti ini disebut dengan sistem administrasi pergudangan. Gudang bagi perusahaan yang mengutamakan layanan prima dengan tingkat kecepatan melakukan proses penerimaan dan pengiriman barang selain sebagai area penyimpanan yang ideal, maka dituntut sistem tata kelola pergudangan yang didalamnya terdapat berbagai macam sumber daya sehingga data/informasi terkait keadaan fisik dan jenis barang dapat dengan mudah diketahui oleh pihak berkepntingan.

Kemudahan akses data/informasi yang secara umum tertuang dalam bentuk dokumen, memiliki faedah dalam kegiatan administrasi gudang diantaranya:

Sebagai salinan atas surat pesanan pembelian yang diberikan oleh bagian pembelian (cah atau kredit).
Sebagai tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan beserta barang yang bersangkutan.
Sebagai salinan bukti transaksi pembelian dari bagian order penjualan (penjualan tunai).
Kartu gudang untuk merekap setiap kuluar masuk seluruh jenis barang.

Bukti dokumen administrasi penting untuk disiapkan terutama oleh bagian gudang perusahaan dimana dokumen tersebut sebagai bukti rekaman tertulis setiap transaksi gudang dan bertujuan untuk dibukukannya setiap kegiatan yang dilakukan dalam proses pengelolaan barang di gudang.

B. SOP Penerimaan

Barang di Gudang Di dalam proses pengelolaan pergudangan terutama dalam pengurusan setiap produk/barang yang masuk, harus melalui 4 (empat) tahapan yang meliputi:

1. Tahap 1, menerima informasi barang masuk

Kegiatan pada tahap ini diawali dengan adanya pemberitahuan akan adanya produk/barang yang akan masuk dengan informasi yang didapatkan melalui surat pemberitahuan yang diterima secara langsung maupun informasi melalui berbagai media komunikasi lainnya.

Mengenai batasan waktu atas pemberitahuan akan datangnya produk/ barang yang masuk, tergantung kepada pihak pengelola gudang berdasarkan standar ideal yang telah dibuat serta ketentuan lain yang secara administratif maupun teknis pihak gudang dapat mempersiapkan secara baik agar pelayanan yang diberikan selama dilakukannya proses penerimaan produk/ barang dapat berjalan secara efektif serta mampu meminimalisir risiko yang mungkin dapat terjadi.

2. Tahap 2, Mamastikan barang masuk siap diterima

Setelah dilakukan verifikasi informasi atas produk/barang yang akan masuk, maka tahapan selanjutnya adalah mempersiapkan petugas yang akan menanganai secara langsung serta kondisi kesiapan berbagai fasilitas dan area tempat untuk menyimpan produk/barang yang akan diterima.

3. Tahap 3,Penerimaan dan pengecekan barang masuk

Tahap ini dilakukan ketika produk/barang yang dikirimkan sudah tiba, dengan langkan persiapan awal yaitu menghitung volume keseluruhan dan identifikasi secara spesifik seperti nama barang, kode, jumlah item, ukuran dan berat produk/barang melalui form check list yang disiapkan untuk memudahkan penentuan atas produk/barang yang masuk.

Terkait dengan form check list sebagai dokumen yang dapat dijadikan dasar pertanggungjawaban, maka harus dipastikan setiap petugas penanganan mermiliki kemampuan dalam melakukan pengecekan secara teliti dan akurat sehinggan dapat dipastikan seluruh produk/barang yang ditrerima dan disimpan dalam keadaan baik.

Tindakan lainnya yang juga berguna untuk memastikan produk/barang yang diterima sesuai pada informasi awal, maka dapat dilakukan dokumentasi visual (misalnya foto) sebelum barang diturunkan dari sarana transportasi pengiriman/kendaraan pengangkut barang, yang nantinya akan dilampirkan pada dokumen terkait dalam hal ini form check list.

4. Tahap 4, Membuat dokumen serah terima barang

Akhir tahapan kegiatan ini yaitu menyiapkan dokumen serah terima barang dimana secara administrasi gudang biasanya difasilitasi dengan dokumen kantor yang disebut dengan berita acara serah terima barang.

Berita acara serah terima barang ini penting untuk disiapkan karena menunjukan bukti otentik atas pihak-pihak yang secara langsung berhubungan pada saat produk/barang diterima, rincian kondisi fisik produk/barang serta waktu dilakukannya penerimaan.

Adapun secara spesifik dapat mengungkap tentang:

Pihak yang melakukan pengantaran produk/barang ke gudang
Keterangan referensi pada surat pengantar pengiriman produk/barang.
Keterangan waktu lengkap dengan tanggal dan jam kedatangan produk/ barang
Keterangan waktu pada saat dilakukan proses bongkar muat produk/ barang
Keterangan waktu ketika berakhirnya dilakukan proses bongkar muat produk/barang
Spesifikasi dari fisik seperti nama, kode, kuantitas, kualitas, kapasitas/ berat produk/barang
Personil gudang yang secara langsung melakukan penerimaan produk/ barang

Biasanya yang melakukan pengantaran mencantumkan keterangan berupa dokumen tersebut harus memiliki keabsahan/legalitas lengkap dengan tambahan informasi lainnya yang mempermudah ketika diperlukan konfirmasi tambahan. Begitu juga dengan gudang sebagai pihak penerima produk/barang, harus mencantumkan data/informasi tambahan secara lengkap.

Berkas terkait dengan proses produk/barang masuk hendaknya disiapkan minimal dua rangkap, agar setiap pihak yang saling berkepentingan memiliki arsip yang dapat dijadikan bukti rekaman sebagai ketentuan administrasi gudang yang nantinya dapat dijadikan sebagai ukuran keterlaksanaan kegiatan secara baik serta bahan evaluasi untuk tindakan perbaikan berkelanjutan.

Garis Besar Prosedur Pemeriksaan dan Penerimaan Barang pada sebuah Institusi

1. Catatan penting setelah dilakukan penawaran, biasanya oleh panitia atau secara kedinasan dikenal dengan PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), selanjutnya dokumen diserahkan kepada bidang pengawasan serta penerimaan produk/ barang sebagai landasan untuk melakukan pengecekan sebelum kesepakatan dilaksanakan.
Panitia pelaksanaa penerimaan barang mempersiapkan daftar pengecekan serta daftar penerimaan barang dengan berpedoman pada BoQ (Bill of Quantity).
Untuk mekanisme kontrak yang sudah dilaksanakan, selanjutnya berkas yang berupa salinan kontrak diserahkan kepada bagian pengawasan serta panitia penerimaan produk/barang.
BoQ (Bill of Quantity) yang ada di panitia penerimaan produk/barang selanjutnya dilakukan validasi untuk menjamin keakuratan data yang ada serta dapat menghindari adanya kesalahan/manipulasi atas karakteristik barang yang diterima.
Satu hal yang tidak boleh diabaikan oleh bagian pengawasan dan penerimaan atau panitia pemeriksa/penerima yaitu harus memahami substansi informasi yang tertuang dalam kontrak tersebut, untuk memastikan agar setiap tahapan dapat dilaksanakan secara baik.
Jika penyedia barang mengawali pengiriman barang, tentunya produk/barang yang dikirim harus dilakukan pengecekan oleh bagian pengawasan serta panitia pemeriksa/penerima untuk tetap menjamin kualitas dan kuantitas produk/barang yang diperiksa, dengan penerapan prosedur berpedoman pada standar pemeriksaan yang berlaku.
Apabila dalam pemeriksaan produk/barang ada ketidaksesuaian seperti yang terdapat pada daftar pemeriksaan barang, maka produk/barang tersebut dipisahkan untuk selanjutnya dikembalikan kepada penyedia produk/baran agar dilakukan penggantian sesuai dengan yang diminta. Pengembalian produk/barang harus disertai dengan dengan daftar pengembalian produk/ barang.
Jika produk/barang yang telah diterima menyertakan masa garansi, maka panitia pelaksana penerimaan produk/barang harus meminta kartu garansinya kepada pihak penyedia produk/barang. Begitu juga untuk jasa layanan purna jual, harus dipastikan terdapat kartu/surat jaminan masa purna jual.
Untuk produk/barang hasil pengecekan oleh panitia penerimaan barang dan hasilnya telah sesuai dengan kondisi produk/barang yang semestinya/ tercantum pada daftar pemeriksaan barang, maka selanjutnya dicantumkan pada daftar penerimaan produk/barang sementara. Setelah itu surat jalan dapat diparaf oleh bagian pengawasan dan panitia penerimaan barang yang dijadikan lampiran dalam daftar penerimaan barang sementara.
Setelah diterimanya produk/barang oleh bagian pengawasan dan panitia penerimaan barang, berikutnya produk/barang tersebut diserahkan ke bagian gudang yang secara administratif dicantumkan pada daftar penyerahan barang untuk gudang.
Apabila proses pengiriman produk/barang telah selesai dilakukan, maka bagian atau bidang pengawasan dan panitia penerimaan barang merekapitulasi seluruh dokumen yang telah disiapkan/dibuat untuk dilakukan proses rekapitulasi dimana bagian/bidang pengawasan dan panitia penerimaan barang melakukan pemeriksaan ulang seluruh proses tahapan pengecekan atas penerimaan barang yang telah berjalan 100% (seratus persen), lengkap dengan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima Barang.

C. Fisik Penerimaan Barang di Gudang

Perusahaan yang terus memperkuat sistem pengendalian dan pengawasan persediaan maka perusahaan tersebut sedang melakukan proses penghitungan fisik dengan bukti dokumen secara periodik. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat memastikan produk/barang persediaan berdasarkan fisik maupun jumlahnya sama dengan perpetual pada buku persediaan.

Hasil penghitungannya merupakan bahan koreksi catatan pada buku persediaan, mengelompokan unsur biaya dan aktiva bisa saja tercampur pada nilai persediaan dengan akun terkait, serta ketepatan sistem pengendalian persediaan itu sendiri. Kegiatan monitoring dan evaluasi mensyaratkan agar menghitung nilai persediaan dapat dilakukan minimal satu tahu sekali.

Namun hasil penghitungannya secara umum tidak dapat dilakukan rekap dalam kartu gudang, tidak dapat menggantikan angka sebagaimana dasar, melainkan hanya sebagai pelengkap untuk mengecek kecermatan serta untuk mengoreksi perbedaan yang ada.

Hasil perhitungan antara jumlah produk/barang persediaan dengan bukti catatan persediaan dapat saja berbeda, hal ini secara umum lebih karena terjadinya penyusutan atau terdapat kesalahan dalam data yang telah dicatat. Dilakukannya penghitungan persediaan sebagai upaya untuk memperbaiki kesalahan, juga diperlukan sebagaimana yang dipersyaratkan apabila perusahaan menerapkan standar manajemen mutu.

Pada saat dilakukan proses audit terhadap fisik produk/barang persediaan, intensitas penghitungannya banyak dipengaruhi intensitas jenis pengelolaan yang berlangsung, tingkat pengendalian yang sangat baik, serta pemenuhan laporan yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Jadwal dilakukannya proses penghitungan persediaan dapat dilaksanakan secara periodik misalnya perminggu, perbulan, triwulan, semesteran, atau tahunan.

Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan, bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Dalam hal ini gudang dapat menentukannya berdaarkan dinamika serta kebutuhan dilakukannya proses penghitungan persediaan untuk memberi kemudahan dalam operasi pengelolaan gudang secara tepat dan baik.

Adapun penghitungan secara general dilakukan pada kondisi tingkat frekuensi yang rendah, dan untuk proses penghitungan dengan kategori penting dan memiliki nilai tinggi maka dapat dilakukan setiap hari. Masa penghitungan persediaan hendaknya dilaksanakan ketika proses kegiatan gudang sedang tidak banyak agar secara program tidak mengganggu jalannya aktivitas perusahaan. Perusahaan yang menerapkan sistem perpetual dengan baik, maka pada saat penghitungan persediaan tidak selamanya harus sama/identik dengan tanggal penutupan buku.

Dalam meminimalisir risiko perbedaan catatan maka dilakukan untuk terus melakukan. pengecekan secara teratur. Laporan pertanggungjawaban setap akhir taun hendaknya mampu memberi contoh yang baik terutama berkenaan dengan seluruh aspek kegiatan yang dilakukan oleh personil gudang. Biasanya perusahaan membentuk semacam tim khusus yang benar-benar menguasai teknik penghitungan barang.

Barang-barang yang akan masuk proses penghitungan sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi serta memiliki kelengkapan dokumen lengkap sebelum dihitung. Sebagai alat pengendali maka digunakan formulir penghitungan, dengan bentuk formulir penghitungan persediaan yang harus dikoordinasikan dengan pihak pencatatan harga sehingga penghitungan bisa dilaksanakan lebih efisien.

Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk mencatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk mencatat harga. Namun demikian formulir juga bisa dibuat menjadi beberapa jenis, yang intinya dilakukan untuk mencatat hasil penghitungan fisik, untuk mencatat akumulasi informasi yang tercantum pada formulir hasil penghitungan fisik, serta mencatat harga dan ikhtisar total persediaan.

1. Pemanfaatan Penggunaan Sistem Aplikasi

Aplikasi komputer dengan segala kelebihannya serta mampu mengatur berbagai transaksi di gudang dalam menerapkan sistem tata kelola gudang mampu men-support aktivitas gudang seperti kegiatan mengambil produk/pengambilan (picking) dilakukan pemuatan ke sarana angkut (delivery transportation), secara baik dan real time begitu dibutuhkan.

Sistem aplikasi gudang yang digunakan tentunya mampu membantu mendeteksi berbagai informasi yang dibutuhkan oleh user seperti customer terlebih lagi bagi owner. Intinya bagaimana sistem manajemen gudang memungkinkan untuk dapat memantau dan mengendalikan setiap aktivitas terkait adanya proses distribusi produk/barang baik penerimaan maupun pengiriman, serta memungkinkan menjadi sistem database yang dapat mengontrol secara rinci.

Sistem manajemen gudang merupakan satu prosedur penunjang di gudang dengan mekanisme yang menunjukan tahapan dari urutan kegiatan sebagai fase supply pada rantai produk/barang dan menjadi unsur utama dari volume pasokan agar mampu memonitor arus perpindahan serta menyimpan produk/barang di gudang.

Selain itu penerapan sistem ini mampu memproses transaksi terkait, termasuk distribusi barang keluar, distribusi penentuan atas barang yang masuk, pengepakan serta pelepasan. Dalam sistem yang dijalankan mampu mengarahkan dan mengoptimalkan stock putaway dengan data yang real time.

2. Fitur Utama

a. Receiving and Putaway

Awal proses ini dilakukan pada saat produk/barang tiba di gudang. Item berupa wujud barang setelah tiba selanjutnya diinput pada sistem WMS, hal ini bertujuan agar database setiap saat selalu ter-update. Ketika dilakukan input atau memasukan data barang yang dijadikan dasar adalah data PO (Purchase Order) yang dilakukan oleh petugas pada unit/bagian pembelian baik secara manual maupun otomatis (digital).

Dilakukannya tahapan ini harus berprinsip pada kesesuaian fisik barang yang masuk dengan kapasitas terpasang/ukuran gudang agar dapat mengatur sirkulasi/perputaran barang ketika dilakukan cycle count atau stock opname.

Apabila penerimaan barang telah selesai dilakukan, berikutnya barang ditempatkan pada area gudang yang sudah ditentukan (Putaway), mengingat keharusan dalam mengetahui data barang tersebut serta menentukan barang tersebut masuk kategori dalam sistem FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out).

b. Dispacthing

Dispatching dilakukan untuk men-support aktivitas mengeluarkan barang (picking and delivery) untuk selanjutnya didistribusikan/disalurkan menuju gerai/outlet maupun konsumen langsung. Penetrasi atau penentuan titik lokasi dalam kegiatan picking semakin lebih cepat dan akurat dengan penerapan warehouse management system (WMS).

Fitur ini bagi personil yang ada di gudang membantu pencarian semakin efisien dan akurat. Dengan hanya melihat setiap yang telah masuk pada bagian sistem yaitu device handheld serta scanning barcode pada bagian identifikasi pallet (biasanya berbentuk sticker) untuk menyatakan stock barang sudah diambil dan digantikan oleh barang lainnya yang baru masuk.

Kegiatan picking harus menginformasikan kepada pegawai terutama operator atas barang-barang yang harus dikirimkan ke lokasi tertentu, dan melalui WMS ini setiap barang pesanan dari konsumen akan ditandai dengan sticker barcode berdasarkan volume/kuantitas serta fisik barangnya.

c. Delivery Note

Kegiatan pada tahap berikutnya yaitu validasi terhadap setiap item barang hasil picking dengan setiap gerai/outlet maupun konsumen. Dalam hal ini WMS harus dapat menganalisis dan menetapkan hasil validasi dengan penyediaan dokumen yang disebut delivery note.

Kegunaan dari delivery note adalah untuk memperingan aktivitas gudang dalam mengecek dan membandingkan oleh petugas checker dari setiap barang hasil picking yang dimasukan ke dalam sarana angkut seperti “truck”.

d. Double Check

Fitur yang dibutuhkan selain delivery note yaitu double deck yang bertujuan untuk meyakinkan bahwa keseluruhan barang yang disiapkan untuk dikirim secara fisik dan jenis adalah barang pesanan dari konsumen.

Pemanfaatan double deck dapat dilengkapi dengan sticker dispatch label yang fungsinya memberikan panduan bagi setiap petugas melakukan loading ke sarana angkutan “truck” yang akan membawa barang. Dispatch label dapat berperan secara ganda dalam proses double deck pada akhir lokasi pengiriman.

Ketika dilakukan dispatch maka peran WMS secara otomatis melakukan pengurangan sejumlah barang yang telah dikirim ke lokasi tujuan artinya setiap sirkulasi barang yang ada digudang akan selalu terkendali terutama dari resiko berkurangnya barang karena faktor kehilangan.

e. Stock Take

Stoke take dilakukan untuk menyesuaikan antara fisik barang persediaan (stock) dengan stock barang yang terdata di komputer. Hasil perbandingan ini nantinya diharapkan akan berdampak terhadap efisiensi pengeluaran biaya dalam penanganan barang persediaan.

Stock take sendiri sebagai satu kegiatan yang beresiko terhadap kapasitas serta membutuhkan waktu yang tidak sedikit bagi petugas gudang. Pada situasi dan kondisi tertentu proses stock take dilaksanakan dengan melibatkan pegawai di gudang dalam jumlah yang banyak. WMS dapat memperingan pekerjaan dengan informasi rinci dari setiap barang dan lokasi, sehingga memudahkan petugas untuk melakukan stock take.

Dalam alur prosedur kerja WMS, secara operasional gudang tentunya tidak memunculkan selisih antara fisik barang dengan stock komputer. Kemudian report stock take yang dicetak setelah hasil penghitungan fisik selesai, secara ideal adalah 0 (nol) artinya tidak terjadi selisih barang antara data komputer dengan fisik barang. apabila terdapat nilai selisih telah membantu melakukan referensi posisi barang yang terjadi selisih, petugas tidak perlu menuju lokasi penempatan dan menghitung/memeriksa seluruh barang di gudang melainkan cukup dengan menghitung ke lokasi yang menurut report terjadi selisih.

Setelah selesai seluruh penghitungan, selanjutnya komputer akan melakukan adjustment plus-minus terhadap penghitungan fisik. Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock update yang sesuai antara data dengan fisik.

f. Reporting

Reporting merupakan fitur pendukung yang sangat penting. Setiap hasil kegiatan yang terdokumentasi khususnya laporan digital pada WMS harus dapat menjelaskan terkait barang kepada pihak pemesan. Laporan dipersiapkan dengan baik dan valid agar setiap saat dapat memberikan informasi untuk bahan pengambilan keputusan manajemen yang ditunjang rekam data yang dapat dipertanggungjawabkan.

Berbagai fasilitas layanan dalam reporting harus dapat memenuhi kebutuhan gudang akan informasi yang spesifik dan akurat. Artinya setiap pihak dapat menafsirkan dengan mudah atas segala informasi yang diberikan seperti reporting persediaan harian (Inventory Days) yang berada pada tingkat minimum, misalnya penetapan selama 5 hari kerja.

Apabila reporting menunjukkan stock gudang tersedia banyak untuk 5 hari, maka kepala gudang dapat membuat keputusan untuk bagaimana mengurangi tingkat order dan terus mendorong agar barang dapat dikeluarkan sehingga persediaan dapat turut pada volume yang stabil. Report ini juga diperlukan customer/konsumen untuk mengidentifikasi dan mengetahui mengenai barang yang tersedia dan akan dikirim dari gudang menuju gerai/outlet ataupun consumen akhir. Selain itu reporting juga harus mampu menjadi pusat penghubung dengan Key Performance Indicator (KPI) dari gudang.

Sebagai contoh KPI dari variansi stock adalah 1%, maka report harus mampu mengeluarkan laporan selisih barang hasil stock opname. Untuk kebutuhan berikutnya (biasanya digunakan oleh analis data). Format tampilan yang banyak digunakan di gudang dalam memudahkan akses dari fitur reporting bisanya diolah dalam bentuk Ms. Excel yang sebelumnya merupakan hasil olahan dari file .dbf .csv atau .xls. Adapun fitur standard dari WMS sebagaimana di atas seyogyanya dapat didapatkan pada setiap hasil pengelolaan administratif gudang, dan hal itu tergantung dari adanya mobilitas barang yang terjadi.

Untuk instalasi software WMS dibutuhkan biaya cukup besar setidaknya membutuhkan satu orang atau lebih dedicated adminyang bertanggung jawab secara langsung atas pengelolaan WMS ini.

3. Pencatatan persediaan barang di gudang

Pengadministrasian produk/barang persediaan dapat dilaksanakan melalui pencatatan manual maupun berbasis komputer (digital). Adapun pencatatan yang dilakukan secara manual terdiri atas dua sistem:

Sistem pencatatan berkelanjutan (Perpetual System)

Pola dengan cara ini mengharuskan petugas gudang melakukan pencatatan persediaan barang secara kontinue. Dibuatkan perkiraan/rekening/kartu atau buku untuk setiap jenis barang. Untuk transaksi pertambahan barang di catat di sebelah debet, dan sebelah kredit digunakan untuk setiap berkurangnya barang. Saldo dari perkiraan harus selalu dicocokan dengan wujud atau bentuk barang secara nyata.

Sistem pencatatan secara berjangka (Periodik System)

Berbeda dengan sistem pencatatan terus menerus, pada sistem ini hanya penerimaan dari transaksi penjualan saja yang dicatat, artinya tidak dibuat jurnal untuk mengurangi (kredit) pada perkiraan persediaan. Untuk harga pokok penjualan ditentukan dengan mengacu kepada daftar rincian persediaan barang. Pada akhir masa pencatatan dilaksanakan setelah mengkalkulasi persediaan produk/barang yang telah diinventarisir (physical Inventory) secara periodik.

Selanjutnya penerapan teknis pencatatannya terdiri dari metode:

1) First In First Out (FIFO)

Metode ini memiliki ciri dimana barang yang masuk pertama kali maka barang tersebut harus dikeluarkan terlebih dahulu atau istilah lain masuk pertama.

2) Last In First Out (LIFO)

Memiliki ciri dimana barang yang terakhir datang ke gudang, maka harus yang paling awal dikeluarkan.

3) Weight Average Cost (WAC) atau Average Cost (AC)

Berbeda dari kedua metode sebelumnya, maka pencatatan metode ini yaitu menentukan barang yang telah dikirimkan (keluar) kemudian dilakukan pencatatan dengan mengacu pada harga rata-rata.

D. Dokumen Penanganan Penerimaan Barang

Petugas pengadministrasi gudang harus memperhatikan pentingnya mengarsipkan setiap dokumen karena bagi perusahaan setiap catatan ataupun data pembukuan tersebut merupakan bagian laporan aktivitas yang harus dipertanggungjawabkan.

Secara keseluruhan dokumen tersebut disiapkan dalam pengelolaan administrasi gudang mulai tahapan penerimaan barang, proses penyimpanan barang, catatan mutasi barang, sampai pada laporan persediaan barang.

Sebagai bentuk wewenang dan tanggung jawab terhadap setiap produk/ barang yang dikelolanya, terutama kepala gudang harus menyiapkan pembukuan seluruh barang yang ada di gudang meliputi:

Pembuatan dokumen keuangan dengan informasi secara transparan serta akuntable.
Melakukan pembukuan ketika dilakukan mutasi produk/barang.
Menyiapkan kartu barang untuk melakukan pembukuan dan catatan administrasi penerimaan barang.

Siklus administrasi pergudangan

1. Data pemesanan barang

Kegiatan penata usaha barang yang dipesan dilakukan setelah adanya keharusan mengeluarkan barang di gudang. Setiap barang yang dikeluarkan harus terlebih dahulu diestimasi dengan berpatokan pada data historis setiap jenis barang.

Kemudian dilakukan pemesanan dalam hal ini kepada pemasok misalnya melalui kesepakatan termin pembayaran atau jatuh tempo pembayaran (term of payment) dengan kisaran nominal/angka lebih besar dari Day Sales Inventory, dengan kata lain tengat waktu produk/barang yang tersimpan dapat ‘dicairkan’.

Misalnya kegiatan bisnis/komersil mampu melakukan pemasaran dan penjualan selama 3 (tiga) hari, dimana TOP dari kegiatan tersebut yaitu 6 (enam) hari, dengan demikian kegiatan bisnis tersebut dikategorikan untung karena dapat melakukan 2 (dua) kali lipat penjualan lebih besar walapun pembayaran yang diterimanya hanya sebesar 1 (satu) kali pembayaran. Selain itu perjanjian waktu bayar seperti ini (Returnable) lebih menguntungkan daripada dilakukan cara beli putus..

2. Data Persediaan (Inventory)

Kunci utama dalam ketepatan dalam pencatatan seluruh arus barang yang masuk dan keluar adalah sistem adminisrasi yang baik, karena dengan demikian operasional gudang lebih dapat dikendalikan terutama dalam mengukur akurasi data barang di gudang, yang secara detail mempengaruhi:

Jumlah stok barang di gudang
Klaim atas produk/barang yang diterima atau dikirimkan.
Pengambilan keputusan pemesanan dilakukannya pemesanan
Menganalisis tren penjualan

Inventory di gudang dituntut untuk memiliki data secara akurat dan real time agar dapat dipertanggungjawabkan. Untuk memiliki data seperti itu maka peran dari proses administrasi pergudangan yang efektif dan efisien perlu terus dipelihara secara terintegrasi dengan memadukan teknologi yang memadai dan sumber daya personil yang menjalankannya.

sumber
ADMINISTRASI PERGUDANGAN
Syafiani Desiana Gartini
Wanan sunarya
Arif Susanto

ANUGERAH DINO