RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

Pengertan Umum Keprotokolan

Kata protokol berasal dari bahasa Yunani, yaitu protos yang berarti pertama dan cofta yang berarti melekatkan, Jadi, menurut asal katanya, protokol adalah lembaran pertama yang melekat pada dokumen utama. Lama kelamaan, dokumen yang berisi Simpulan-simpulan suatu perjanjian internasional juga disebut protokol. 

Keprotokolan dapat dimaknai sebagai aturan baku yang menyangkut penyelenggaraan acara-acara resmi (pemerintah), cara memperlakukan pejabat pemerintah dalam aktivitas kedinasan, dan cara penyelenggaraan kegiatan oleh instansi pemerintah atau masyarakat umum. 

ilustrasi

Pihak yang bertindak sebagai pengemban tugas keprotokolan dikenal dengan istilah protokoler. Keprotokolan sendiri telah diatur dalam beberapa ketentuan perundangan, antara lain sebagai berikut.

• Berdasarkan UU No. 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan

1. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan pejabat negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang Undang.
2. Pejabat Pemerintah adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam pemerintahan, baik pusat maupun daerah.
3. Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pnbadi ke negara Indonesia

• Berdasarkan Peraturan Pemenntah No. 39 Tahun 2018 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 9 Tentang Keprotokolan

1. Pasukan Pengamanan Presiden (Paspampres) adalah pasukan yang bertugas melaksanakan pengamanan fisik langsung jarak dekat setiap saat kepada Presden dan Wakil Presiden, mantan Pressden dan Wakil Presiden beserta keluarganya, serta tamu negara setingkat kepala negara/kepala pemenntahan
2. Konferensi Internasonal adalah pertemuan antara wakilwakil dari iga negara atau lebih untuk membahas topik tertentu yang menjadi kepentingan bersama secara Internasonal
3. Perjanjian Internasional adalah penanpan dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menambulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik.
4. Organisasi Internasonal adalah organgau antarpemenntah yang diakui sebagai subyek hukum internasional dan mempunyai kapasitas untuk membuat perjanjian internasional.
5. Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh (Duta Besar LBBP) adalah seseorang yang diangkat dan diberhentikan Oleh kepala negara/kepala pemenntahan negara pengiam untuk jabatan Kepala Perwakilan Diplomatik untuk mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa dan negara di negara penenma atau pada organsas internasional.

• Aturan Kepala Lembaga Administrasi Negara No. 40 Tahun 2015 tentang Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Lembaga Administrasi Negara

1. Upacara Bendera adalah kegiatan pengibaran atau penurunan bendera merah putih yang dilaksanakan dalam rangka memperingati hari-hari besar nasional, seperti HUT Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
2. Very Very Important Persons (WVIP) adalah Presiden dan Wakil Presiden beserta keluarganya, tamu negara setingkat kepala negara/kepala pemerintahan, serta pimpinan organisasi internasional.
3. Very Important Persons (VIP) adalah tamu kehormatan selain Presiden dan Wakil Presiden beserta keluarganya, tamu negara setingkat kepala negara/kepala pemerintahan, serta pimpinan organisasi internasional.
4. Tim Protokol adalah tim yang diberikan tugas oleh pejabat yang membidangi urusan keprotokolan atau bagian yang membidangi administrasi umum pada PKP2A dan Perguruan Tinggi di Lingkungan LAN untuk mengatur serta melaksanakan tugas pelayanan keprotokolan dalam berbagai kegiatan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku.

Asas Keprotokolan 

Asas keprotokolan adalah asas yang mengatur bidang keprotokolan serta harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokoler. Berikut informasi lebih lanjut mengenai asas keprotokolan.

Jenis-jenis asas keprotokolan 

Keprotokolan diatur berdasarkan asas-asas, antara lain sebagai berikut.

Asas kebangsaan

Keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang dipengaruhi kebinekaan (pluralistic) dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia. 

Asas ketertiban dan kepastian hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum. 

Asas keseimbangan, kesesuaian, dan keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu kesesuaian dan keselarasan antara warga negara (sebagai individu) dan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan negara. 

Asas timbal balik

b. Jenis asas keprotokolan sesuai kontekstual

Kegiatan keprotokolan termasuk dalam kegiatan yan9 terencana, terstruktur, teratur, rapi, dan terorganisasi. Adapun jenis kegiatan keprotokolan terbagi menjadi dua, yaitu kegiatan yang Sifatnya umum atau kenegaraan dan kegiatan yang berkaitan dengan lembaga perguruan tinggi. Kegiatan-kegiatan tersebut diatur dalam asas-asas berikut.

1. Asas kenegaraan, yaitu asas yang meliputi norma yang mengatur terciptanya hubungan baik dalam bangsa sendiri ataupun dengan bangsa dan negara lain. Asas kenegaraan diterapkan dalam kegiatan kunjungan tamu negara di dalam negeri ataupun kunjungan perwakilan RI ke luar negeri.
2. Asas kebangsaan. Dalam asas kebangsaan, pengaturan dilakukan selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan untuk meningkatkan jiwa dan semangat kebangsaan. Asas kebangsaan diterapkan dalam urutan kunjungan pejabat RI dan tamu asing di daerah, serta penghormatan jenazah dengan menggunakan bendera kebangsaan.
3. Asas pergaulan, yaitu asas yang meliputi seperangkat peraturan mengenai perilaku dalam tata pergaulan resmi. Asas pergaulan diterapkan dalam kegiatan resmi yang melibatkan pemerintah negara dan wakil-wakilnya, ataupun tamu negara yang berasal dari luar negeri.
4. Asas acara, yaitu asas yang mengatur kegiatan yang bersifat resmi, termasuk pemberian penghormatan dan pelayanan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan kedudukannya.

Unsur-unsur Keprotokolan

Ada empat unsur keprotokolan, antara lain sebagai berikut. 

• Tata cara, yaitu unsur yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu, menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.
• Tata krama, yaitu unsur yang memperhatikan pilihan kata, tata cara berkomunikasi, serta perilaku yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.
• Aturan adat kebiasaan, yaitu suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.
• Tata penghormatan, yaitu unsur yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan.

Ruang Lingkup Kegiatan Keprotokolan 

Ruang lingkup kegiatan keprotokolan meliputi hal-hal berikut,

Tata cara penerimaan tamu 

Tata cara penerimaan dan penyambutan kunjungan tamu negara diatur dalam peraturan menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang kesekretariatan negara. Tata cara penerimaan tamu pemerintah dan tamu lembaga negara asing dilaksanakan secara saksama dan terkoordinasi. Tamu negara harus mendapatkan penghormatan dengan pelayanan keprotokolan dan fasilitas keamanan. 

Kunjungan tamu dalam dan luar negeri 

Berikut contoh kunjungan tamu dalam dan luar negeri. 

1. Kunjungan kenegaraan, yaitu kunjungan yang dilakukan oleh kepala negara (baik raja, presiden, sultan, ratu, paus, maupun yang dipertuakan agama) dalam suatu periode masa jabatan dan baru pertama kali diadakan. Kegiatan ini bertujuan memperkenalkan diri atau mengawali suatu perjanjian kerja sama antara kedua negara dalam suatu bidang tertentu.
2. Kunjungan resmi, yaitu kunjungan yang dilakukan oleh kepala pemerintahan (misalnya perdana menteri dan kanselir) untuk pertama kalinya atau kunjungan kepala negara untuk kedua kalinya atau lebih ke negara lain. Kegiatan ini bertujuan menindaklanjuti atau mengembangkan suatu perjanjian kerja sama yang disepakati sebelumnya atau berdasarkan undangan negara yang dikunjungi.
3. Kunjungan kerja, yaitu kunjungan yang ketiga kali atau lebih oleh kepala negara ataupun kepala pemerintahan ke suatu negara tertentu. Kunjungan ini dilaksanakan dalam rangka menghadiri pertemuan-pertemuan internasional, misalnya konferensi tingkat tinggi. 

Penyelenggaraan jamuan kenegaraan 

Jamuan kenegaraan adalah jamuan yang diperuntukkan bagi kepala negara dalam suatu kunjungan kenegaraan. 

Penyelenggaraan jamuan resmi

Jamuan resmi diperuntukkan bagi kepala pemerintahan dan pimpinan organisasi internasional dalam suatu kunjungan resmi.

Penyelenggaraan upacara bendera dan upacara bukan upacara bendera :

Upacara bendera adalah kegiatan pengibaran bendera merah putih yang dilaksanakan dalam memperingati hari-hari besar nasional, sedangkan upacara bukan upacara bendera adalah kegiatan yang memerlukan pengaturan protokol, seperti penerimaan tamu resmi Kepala LAN, pembukaan seminar, pelantikan pejabat, atau tanda tangan nota kesepahaman dengan instansi atau negara lain.

Perjalanan dinas dalam negeri dan ke luar negeri

Penyelenggaraan rapat dinas di dalam dan luar kantor.

Fungsi Pokok Keprotokolan

Keprotokolan memiliki fungsi pokok, yaitu turut menjaga dan meningkatkan citra institusi, yang pada umumnya memiliki serangkaian aturan atau tata cara yang menjadi rujukan ketika mengadakan acara resmi atau menyambut tamu yang berkunjung ke institusi tersebut. Fungsi keprotokolan meliputi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut.

1. Fungsi perencanaan, yaitu fungsi yang mengatur tentang tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan. Fungsi perencanaan meliputi pemilihan waktu, tempat, dan situasi yang akan digunakan.
2. Kungsi pengorganisasian, yaitu fungsi yang mengatur Anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara secara terperinci.
3. Fungsi penggerakan, yaitu fungsi yang memiliki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.
4. Fungsi pengawasan, yaitu fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan rasa jera bagi karyawan yang tidak memenuhi peraturan.
5. Fungsi pengoordinasian, yaitu fungsi yang mengatur sikap kekompakan kerja sama pada setiap anggota dalam suatu sistem keprotokolan.
6. Fungsi pengambilan keputusan, yaitu fungsi yang bertujuan memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang digunakan pada suatu acara.

Syarat-syarat Petugas Keprotokolan

Orang yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat atau petugas bagian protokol yang memiliki pengetahuan dan kompetensi dalam menyelenggarakan kegiatan keprotokolan. Petugas yang menjalankan kegiatan protokol lazim dikenal dengan sebutan protokoler. 

Protokoler harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan efektif karena akan selalu terkait dan berhubungan dengan bagian atau komponen lain dalam menunjang keberhasilan dan kesuksesan acara secara keseluruhan. Protokoler yang baik harus memenuhi beberapa syarat. Syarat menjadi protokoler terbagi menjadi dua, yakni syarat umum dan syarat teknis.

a. Syarat umum 

Beberapa syarat umum menjadi seorang protokoler, yaitu:

1. mempunyai pengetahuan tentang kegiatan keprotokolan, 
2. memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dalam hubungan antarmanusia,
3. bermental kuat dan kepribadian tangguh,
4. kreatif, terampil, dan cekatan,
5. mampu menguasai dan mengendalikan situasi,
6. peka terhadap perubahan dan permasalahan yang timbul,
7. mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermati
8. sopan dan memahami etika bersosialisasi,
9. menghargai orang lain,
10. percaya diri, 
11. berpenampilan menarik,
12. pandai memilih busana sesuai dengan acara, 
13. mampu berbicara dengan tekanan dan volume suara yang baik, 
14. memiliki pengetahuan tentang tata usaha manajemen, dan 
15. berwawasan luas.

b. Syarat teknis 

Beberapa syarat teknis menjadi seorang protokoler, yaitu:

1. harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya, 
2. dapat mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib, dan berwibawa dalam kondisi yang berasaskan kekeluargaan guna menjamin keberhasilan pelaksanaan tugas,
3. dapat menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakannya sendiri,
4. memahami arti penting dekorasi, kebersihan, dan keamanan tempat berlangsungnya kegiatan,
5. memahami prinsip-prinsip manajemen dengan baik, dan
6. mampu berpakaian yang baik sesuai dengan kaidah ketimuran.

Sumber 

Priansa, Donni J, 2017, Manejemen Sekretaris Perkantoran, Bandung, Pustaka Setia

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan, Dwi Harti Dkk, 2019