Teknik Dasar Negosiasi

Teknik Dasar Negosiasi 

Seorang negosiator selalu dituntut untuk selalu tahu kapan sebaiknya memberi dan kapan harus menerima, juga peka melihat situasi dan suasana kapan untuk menekan lawan bicaranya.Teknik negosiasi bukan hanya dipakai sebagai alat untuk menyudutkan tetapi juga untuk bela diri bila tersudut. 

Negosiasi adalah suatu kegiatan yang unik, ada unsur sains, seni/kiat dan teknik. Lokakarya aktif ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana bekerjasama daripada agak bersaing dengan pihak lain untuk mendapatkan hasil yang baik bagi kedua pihak. 

Dalam hal ini adalah negosiator dengan calon pembeli untuk mencapai kesepakatan bersama. Agar proses negoisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien maka negosiator harus mempunyai kemampuan untuk bernegosiasi. Adapun kemampuan yang dimaksudkan adalah:

• Kemampuan berkomunikasi dengan calon pembeli; 
• Kemampuan untuk mengetahui kondisi fisik dan suasana hati calon pembeli saat bernegosiasi; 
• Kemampuan untuk memulai dan memproses jalannya negosiasi dengan cara memciptakan hubungan yang harmonis dan akrab. 

1. Kemampuan berkomunikasi dengan calon pembeli 

Agar komunikasi dapat berjalan lancar dibutuhkan keterampilan dan tehnik yang tepat baik secara komunikasi verbal maupon non verbal. 

• Komunikasi verbal penyampaian fikiran dan keinganinan yang diungkapkan dengan kata-kata sehingga negosiator dapat menjelaskan secara konkret; 
• Komunikasi non verbal merupakan sikap negosiator yang ditunjukkan dalam bahasa tubuh (gerakan), misalnya: memberikan senyuman; ekspresi wajah, posisi duduk; gerakan legan dan jari; anggukan kepala; kontak mata, variasi nada suara dan kecepatan bicara; sikap berdiam diri.

2) Kemampuan untuk mengetahui kondisi fisik dan suasana hati calon pembeli saat bernegosiasi 

Ketika pertama kali bertemu dengan calon pembeli negosiator harus mengetahui dan tanggap terhadap: 

• Penampilan jasmaniah calon pembeli apakah kondisi fi sik terlihat segar, lesu atau tidak bergairah. Begitu juga dengan pandangan matanya apakah terlihat semangat kelelahan atau kosong; 
• Memperhatikan gaya bicaradan sikap calon pembeli pada saat berlangsungnya negosiasi dan itu dapat dilihat ketika calon pembeli menanggapi pembicaraan negosiator; 
• Memperhatikan isyarat-isyarat yang diperlihatkan oleh calon pembeli (dapat berupa gerakan tangan, anggukan kepala dsb.) sebagai tanda pada saat berbicara; 
• Memperhatikan calon pembeli dalam mengambil jarak dengan negosiator pada saat berbicara; 
• Memperhatikan kondisi lingkungan calon pembeli, baik lingkungan kerja, lingkungan pergaulan sosialnya maupun lingkungan keluarganya. 

3. Kemampuan untuk memulai dan memproses jalannya negosiasi dengan cara menciptakan hubungan yang harmonis dan akrab 

Setelah mengetahui seperti apa kondisi calon pembeli yang ditunjukkan dalam penampilan, gerakan dan pembicaraannya ketika pertama kali bertemu, setidaknya memberikan gambaran pada negosiator bagaimana sebaiknya bertindak dan membuka percakapan. 

Dalam membuka pembicaraan dapat dimulai dengan pembahasan yang ringan mengenai lingkungan kerja, hobby dan sebagainya. Setelah itu baru berbicara tentang hal-hal yang dapat mengarah pada pokok pembahasan dalam negosiasi. Adanya pembahasan yang ringan sebagai pemanasan sebelum beranjak ke inti permasalahan dapat dijadikan jalan untuk mempererat hubungan yang harmonis antara keduanya. 

Tetapi yang perlu diingat dalam berbicara yaitu sedapat mungkin dilakukan dengan penuh perhatian dan kehangatan disertai dengan nada suara yang bersahabat. Dengan perhatian dan kehangatan tersebut calon pembeli merasa diterima dan dihargai. 

Langkah-langkah bernegosiasi 

1. Persiapan 

Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. 

Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar-menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya. 

Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi. Bagi kita yang menguasai teknik pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita dapat melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita, sehingga setelah melakukannya berkali-kali secara mental, kita menjadi lebih siap dan percaya diri. 

2. Pembukaan 

Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan atmosfi r atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). 

Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak. 

berikut ada beberapa tahapan dalam mengawali sebuah negosiasi: 

1. Jangan memegang apa pun di tangan kanan Anda ketika memasuki ruangan negosiasi; 
2. Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu; 
3. Jabat tangan dengan tegas dan singkat; 
4. Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan. Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya. Meski demikian harus tetap diingat bahwa pada dasarnya selain memiliki beberapa persamaan, kedua pihak memiliki beberapa perbedaan. 

3. Negosiasi Dalam Jual-Beli Barang 

Dalam negosiasi jual beli, pihak penjual dan pembeli mempunyai hak dan kewajiban tertentu. Pihak pembeli mempunyai hak menerima barang yang dibelinya dan berkewajiban untuk membayar secar tepat jumlah dan waktu. 

Sebaliknya penjual mempunyai hak menerima pembayaran dan berkewajiban menyerahkan barang yang dijual secara tepat jumlah dan waktu. Jadi dalam kisaran itulah substansi perundingan yang harus dilakukan oleh kedua belah pihak. Khusus dalam kegiatan jual beli, pelaksanaan negosiasi ditijukan untuk memfasilitasi kehendak pembeli dan penjual, yaitu merundingkan masalahmasalah yang berkaitan dengan hak-hak dan kewajiban pihak penjual dan pembeli, baik yang bersifat satu kali transaksi maupun untuk transaksi yang berulang-ulang (terus-menerus). 

Biasnya negosiasi jual- beli antara pihak penjual dan pihak pembeli, pembicaraaannya berkisar pada: 

1. Jenis barang yang akan dibeli atau dijual; 
2. Kwalitaas dari jenis barang yang akan dibeli atau dijual; 
3. Jumlah barang yang akan dibeli atau dijual; 
4. Ketetapan harga barang yang akan dibeli atau dijual; 
5. Saat atau waktu penyerahan barang (tanggal, bulan, tahun penyerahan); f. Kemana barang diangkut/dikirim dan syarat pengirimannya; 
6. Cara pembayaran (tunai, kredit) dengan potongan harga atau tanpa potongan harga. 

4. Strategi dan Teknik Negosiasi 

Negosiasi meliputi mempersiapkan rencana strategis sebelum dimulainya negosiasi dan mengambil keputusan taktis yang baik selain negosiasi. Strategi negosiasi dapat diartikan sebagai suatu komitmen untuk suatu pendekatan menyeluruh yang memiliki peluang besar untuk mencapai tujuan negosiator. 

Ada 3 (tiga) strategi negosiasi yang dapat dikembangkan yaitu: 

a. Win-win strategy (strategi menang-menang) 

Yaitu pendekatan bernegosiasi yang ditujukan kepada kemenangan kedua belah pihak, dengan prinsip “meminta tanpa menekan dan memberi tanpa desakan”, cara perundingan ini adalah menyelesaikan masalah yang didasari rasa saling menghormati, menghindari konfl ik. 

b. Win-lose strategy (strategi menang kalah), 

yaitu suatu strategi negosiasi untuk memperoleh kemenangan mutlak, strategi ini berdasarkan kepada keinginan untuk mengalahkan dan merugikan orang lain.Strategi ini sering menimbul kan permasalahan. Oleh karena itu setrategi ini dianggap strategi licik. 

c. Lose-lose Strategy (Strategi kalah-kalah), 

Strategi ini sangat merugikan kedua belah pihak karena masing-masing hanya melampiaskan emosinya yang tidak rasional. Strategi ini tidak akan menyelesaikan masalah tetapi memperpanjang konfl ik, karena itu strategi ini dianjurkan untuk tidak dipergunakan. 

5. Metode Negosiasi 

Ada beberapa negosiasi menggunakan metode strategi kuat, strategi lunak, strategi tidak kuat dan tidak lunak, artinya: 

1. Negosiator yang lunak berusaha menghindari konflik pribadi sehingga dengan mudah ia memberikan konsesi-konsesi agar dicapai kesepakatan. Ia menginginkan pengatasan masalahnya dengan cara damai yang pada akhirnya ia merasakan kepahitan karena telah dieksploitir oleh pihak lawan.
2. Negosiator yang keras melihat setiap situasi sebagai adu kemauan, dimana pihak yang mengambil posisi yang ekstrem atau bertahan lebih lama akan lebih mendapat keuntungan. Ia menginginkan kemenangan, namun sering kali ia mengadapi respon yang sama kerasnya dari pihak lawan. Hal ini akan sangat melelahkan dan dapat menguras sumber-sumber yang dimiliki. Strategi standar yang ketiga berada antara kedua pilihan itu, tetapi setiap cara itu mengandung upaya jual-beli antara mendapatkan apa yang diinginkan dengan hidup rukun dengan orang-orang lainnya. 
3. Negoisator yang tidak keras tetapi tidak pula lunak. Metode yang dikembangkan Proyek Negosiasi Harvard ini menentukan permasalahan berdasar urutan kepentingannya dan bukan proses tawar-menawar yang difokuskan pada apa yang dikemukakan oleh pihak lawan untuk bisa diterima atau tidak diterima pihak lainnya. 

Cara ini mengarah pada upaya bilamana mungkin semua pihak yang terlibat bisa mendapatkan keuntungan. Jika arah kesepakatan bertentangan dengan kepentingan Anda, Anda dapat memaksakan agar kesepakatan itu hendaklah berdasar pada standar yang adil yang terbebas dari keinginan berbagai pihak yang terlibat. 

Metode negosiasi yang berprinsip ini keras dalam hal urutan kepentingannya, namun lunak dalam hubungan antar manusianya. Metode ini tidak menggunakan cara-cara tipuan. Metode ini menunjukan pada Anda bagaimana cara memperoleh apa yang menjadi hak Anda, namun tetap berada dalam batasbatas yang tidak bertentangan dengan norma-norma umum. 

Betapapun Anda memahami kepentingan pihak lawan, betapapun Anda menemukan cara untuk mempertemukan kepentingan berbagai pihak, dan betapapun Anda sangat menghargai hubungan yang sedang berjalan, namun Anda hampir selalu dihadapkan pada kenyataan yang tidak menyenangkan, yaitu adanya pertentangan kepentingan. Sekalipun kita berbicara tentang strategi dimana semua pihak yang terlibat meras menang (win-win strategy), kita tetap tidaki bisa mengabaikan kenyataan itu.yang khas para negoisator berusaha untuk menghilangkan konfl ik itu dengan melakukan tawar-menawar (positional bargaining) yaitu dengan mengemukakan apa yang mereka inginkan dan apa yang tidak diinginkan. Upaya untuk merekonsiliasikan keinginankeinginan itu dapat berdampak biaya besar. 

Tidak ada negosiasi yang mungkin dicapai secara efesien dan damai apabila Anda mematok harga mati yang bertentangan dengan keinginan pihak lawan Anda. Yang bijaksana adalah apabila Anda komit terhadap upaya pencapaian kesepakatan yang didasari prinsip-prinsip, bukan tekanan-tekanan. 

Komunikasi dalam negosiasi Negosiasi berprinsip menghasilkan kesepakatan bijaksana yang damai dan efisien.artinya semakin Anda mengetengahkan standar yang adil, efisien atau berdasar ilmiah pada permasalahan Anda, akan semakin besar kemungkinan Anda menghasilkan paket negosiasi yang adil dan bijaksana tanpa komunikasi, tidak akan terjadi negoisasi. 

Negosiasi merupakan proses komunikasi yang ulang-alik untuk mencapai kesepakatan bersama. Proses komunikasi bukanlah merupakan hal yang mudah, sekalipun dilakukan oleh orang-orang yang mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman yang luas. 

Ada 3 (tiga) masalah besar dalam komunikasi, yaitu: 

1. Tidak saling berbicara 
• Para negosiator mungkin tidak saling berbicara, atau paling tidak dilakukan dengan cara yang tidak dapat dipahami. Sering kali masingmasing pihak sudah mempunyai prasangka buruk terhadap pihak lawannya dan tidak berusaha untuk melakukan komunikasi secara sungguh-sungguh. Kalaupun mereka berbicara, pembicaraannya diarahkan untuk memberi kesan kepada pihak ketiga tentang kebenaran pihaknya masing-masing, bukannya berupaya untuk bernegosiasi yang menghasilkan kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak. Sekalipun mereka berbicara jelas dan langsung, mereka mungkin tidak mau saling mendengarkan. 
2. Komunikasi 
• Perhatikanlah betapa seringnya orang tidak memperhatikan apa yang Anda bicarakan mungkin sama seringnya dengan ketidak mampuan Anda untuk mengulangi apa yang mereka telah katakan.dalam negosiasi mungkin Anda terlalu sibuk memikirkan apa yang akan Anda kemukakan berikutnya, bagaimana Anda akan menanggapi hal terakhir yang disampaikan lawan atau tentang bagaimana Anda akan menyusun kerangka argumentasi Anda, sehingga Anda terlupa apa yang dikatakan pihak lawan. Atau Anda lebih memperhatikan kebenaran Anda sendiri daripada kebenaran pihak lawan. Bagi Anda tidak ada yang lebih penting selain kebenaran Anda sendiri, yang harus diperhatikan pihak lawan. Akibatnya Anda kurang mau memperhatikan kebenaran pihak lain, yang berakibat komunikasi tidak terjadi. 
3. Salah pengertian 
• Apa yang dikemukakan satu pihak diinterprestasikan pihak lain secara keliru. Sekalipun para negosiator berada di ruang yang sama, komunikasi dari satu pihak ke pihak lainnya bisa terjadi bak mengirimkan signal asap dan angin yang kencang. Apabila kedua belah pihak berbicara dengan bahasa yang berbeda, maka kemungkinan maka kemungkinan terjadinya salah pengertian menjadi bertambah besar. 

Agar negosiasi berjalan dengan sukses pihak-pihak yang bernegosiasi haruslah termotivasi untuk melakukan kolaborasi bukan kompetisi. Mereka harus commetted terhadap suatu tujuan yang menguntungkan kedua belah pihak, bukan hanya memperhatikan kepentingannya sendiri. 

Akhirnya mereka harus mau melakukan hubungan antar manusia yang lebih dapat diterima, bukannya persetujuan, lebih terbuka untuk dapat dipercayai pihak lainnya, bukannya sikap menghindar atau defensif, lebih fleksibel (tetapi teguh dalam pendirian), bukannya sikap keras kepala tetapi menyerah. 

Dalam bernegosiasi selalu menggunakan berbagai taktik, taktik negosiasi diartikan sebagai manuver-manuver yang dibuat pada titik-titik tertentu. Proses negosiasi misalnya: ancaman, gertakan, dan penawaran limit (kesempatan terakhir penawaran). 

Pendekatan Diiringi dengan usaha yang maksimal serta tujuan yang pasti, akan menjadi suatu hal yang mengejutkan apabila hal tersebut dilakukan secara berulang-ulang, di mana kesepakatan yang mutual (saling menguntungkan) bukanlah sesuatu yang sulit.berbicara mengenai negosiasi, ada beberapa pendekatan yang dapat dilakukan, yaitu soft bargaining, hard bargaining, dan principled negotiation. 

1. Soft bargaining 

Soft bargaining melibatkan bentuk negosiasi yang menitikberatkan pada posisi (menang/kalah), dibandingkan kepentingan dari diadakannya negosiasi itu sendiri. Akan tetapi, untuk menghindari masalah-masalah yang kerap muncul dalam perundingan yang melibatkan posisi, para negosiator akan melakukan pendekatan ”soft” seperti memperlakukan lawan bicaranya sebagai teman, mencari kesepakatan dengan harga apapun, dan menawarkan sebuah hasil perundingan atas dasar penciptaan hubungan yang baik dengan lawan bicara. 

Para pelaku negosiasi yang melakukan pendekatan dengan cara seperti berikut akan mempercayai lawan bicaranya, dan akan bersikap terbuka dan jujur mengenai prinsip-prinsip dasar atau alasan mendasar yang mereka miliki mengenai perundingan tersebut kepada lawan bicara mereka. 

Hal ini akan membuat mereka menjadi rentan bagi para ”hard bargainers” yang akan bertindak secara kompetitif dengan menawarkan hanya beberapa pilihan saja yang benar-benar sesuai dengan alasan mendasar mereka, bahkan melakukan ancaman. Dalam sebuah perundingan yang melibatkan perunding keras dan lembut, maka akan kita temui bahwa perunding keras hampir selalu tampil dengan kesepatakan yang lebih baik secara mendasar. 

2. Hard bargaining 

Sebagaimana yang sudah diutarakan pada bagian soft bargaining, hard bargaining juga menitikberatkan pada posisi dibanding kepentingan dari perundingan yang terjadi. Negosiator dengan pendekatan semacam ini sangatlah bersifat kompetitif, dengan melihat kemenangan sebagai satusatunya tujuan akhir. 

Bagi beberapa orang pakar, perunding-perunding keras ini memadang lawan bicara mereka sebagai saingan. Mereka tidak mempercayai lawan bicara mereka dan berusaha untuk bermain secerdik mungkin untuk mencoba mendapatkan keuntungan maksimal dalam negosiasi. Sebagai contoh, mereka akan tetap berpegang teguh dengan posisi awal mereka, atau tawaran pertama mereka, menolak untuk melakukan perubahan. 

Mereka mencoba untuk mengecoh lawan bicara mereka khususnya terhadap alasan mereka (soft bargainers) datang ke perundingan tersebut dan menuntut keuntungan sepihak dalam pencapaian kesepakatan. Mereka akan memberlakukan trik dan tekanan dalam usaha mereka untuk menang pada sesuatu yang mereka anggap sebagai sebuah kontes kemauan. 

Bilamana mereka berhadapan dengan perunding lunak, maka para perunding keras ini cenderung untuk selalu menang. Lain halnya jika berhadapan dengan perunding keras lainnya, kemungkinan tidak tercapai kata sepakat sama sekali (no outcome). 

3. Principled negosiation 

Principled negotiation adalah nama yang diberikan untuk pendekatan yang berbasiskan pada kepentingan yang tertulis di dalam sebuah buku, Getting to Yes, yang pertama kali diluncurkan pada tahun 1981 oleh Roger Fisher dan William Ury. Dalam buku tersebut tertulis empat dasar dalam negosiasi: 

1. pisahkan antara pelaku dengan masalah; 
2. fokus pada kepentingan, bukan posisi; 
3. ciptakan pilihan untuk hasil yang mutual; 
4. tekankan pada kriteria yang bersifat objektif. 

Memisahkan pelaku dari masalah berarti meniadakan hal-hal yang berhubungan dengan masalah personal dari isu inti, dan bila memang ingin dibicarakan, sebaiknya dibicarakan secara independen. 

Masalah personal/orang umumnya akan melibatkan masalah yang berkaitan dengan persepsi, emosi dan komunikasi. Persepsi adalah sesuatu yang penting karena hal tersebut membantu dalam pendefi nisian masalah serta solusinya. Bilamana terdapat kenyataan yang sifatnya objektif dan kenyataan tersebut diinterpretasikan secara berbeda oleh orang-orang yang berbeda dalam situasi yang berbeda pula, pada akhirnya kata sepakat akan sulit tercapai. 

Masalah personal juga terkait dengan kesulitan-kesulitan emosi ketakutan, kemarahan, ketidakpercayaan dan keresahan sebagai contohnya. Bilamana emosi-emosi ini dilibatkan di dalam perundingan, maka kata sepakat akan semakin sulit tercapai. Masalah di dalam komunikasi juga dapat dikategorikan sebagai masalah personal. 

Ada tiga macam masalah komunikasi yang mungkin terdapat di dalam sebuah perundingan. 

1. Para pelaku perundingan mungkin tidak berbicara satu dengan yang lainnya. Komentar-komentar mereka secara formal ditujukan kepada lawan bicara mereka, akan tetapi sebenarnya mereka sedang membicarakan pihak lain diluar pelaku perundingan yang hadir pada saat itu. 
2. Masalah timbul ketika di antara kelompok tidak saling mendengar. Seharusnya mereka mendengarkan secara menyeluruh terhadap apa yang dibicarakan, malahan mereka merencanakan respons masing-masing. 
3. Para anggota kelompok masing-masing saling berbicara satu dengan lainnya, sehingga kesalahpahaman dan salah interpretasi mungkin saja terjadi. 

Negosiasi terhadap kepentingan berarti negosiasi mengenai hal-hal yang benar-benar dibutuhkan dan diinginkan oleh orang-orang, bukan apa yang mereka katakan mereka ingin-kan atau butuhkan. Sering kali, kedua hal tersebut tidaklah sama. 

Orang-orang cenderung untuk mengambil sikap yang ekstrem yang dibuat untuk melakukan tindakan balasan untuk lawan bicara mereka. Jika mereka ditanya mengapa mereka mengambil sikap demikian, maka alasan utama mereka adalah bahwa sesungguhnya keinginan mereka yang sebenar-benarnya adalah kompatibel, bukan mutually exclusive. 

Dengan berfokus pada kepentingan, para pelaku perundingan akan dapat dengan mudah memenuhi prinsip dasar yang ketiga yaitu, menciptakan pilihan yang bersifat mutual. Hal ini berarti bahwa para negosiator seharusnya berusaha untuk mendapatkan solusi-solusi baru untuk masalah yang dibicarakan dan membuat kedua pihak untuk menang, bukan berusaha menang, dan lainnya harus kalah. 

Prinsip yang keempat yaitu menekankan pada kriteria yang objektif. Meskipun tidak tersedia secara gamblang, tapi hal tersebut dapat dicari. Hal ini akan sangat memudahkan proses negosiasi. Jika sebuah serikat dan manajemen berusaha/ berjuang atas sebuah kontrak, mereka dapat melihat apa yang disetujui atau dilakukan oleh perusahaan serupa di luar sana sebagai kriteria objektif mereka.

Sumber
Devi Puspitasari, SMK PENJUALAN JILID 1